Catch of the day
5 december 2016

Wie of wat is Ine?



Toen Pro Assistance mij vroeg om maandelijks een column te schrijven dacht ik in eerste instantie, leuk en een geweldige uitdaging. Maar hoe doe je dit? In de literaire wereld of voor schrijvers van boeken en columns is er een ongeschreven regel dat de eerste regel of alinea zo pakkend of uitdagend moet zijn dat men het boek of in mijn geval een column verder wil lezen. Dat is dus een lastige want dit is mijn eerste column en tevens een introductie van mezelf. Dus nogmaals hoe doe ik dat?

Speeddate

Al mediterend op mijn yoga matje kreeg ik opeens inspiratie. Want eigenlijk is dit een soort speeddate met jullie, de lezers. En ook een uitnodiging naar jullie om te reageren op al mijn zakelijke gedachtenkronkels, belevenissen, ervaringen en dingen die mij en waarschijnlijk ook jullie bezighouden als secretaresse. Ik hou me doorgaans op de achtergrond, dat brengt het vak met zich mee, maar ik vind dit een prachtige kans om mijn ervaringen met jullie te delen.

Goed, daar gaan we. Ik ben Ine, ben 48 jaar, alleenstaand en woon in een leuk appartement met tuintje in de stad. Ik hou van lezen, ga naar de sportschool (omdat het moet), doe aan pilates of yoga en zwem regelmatig. Vind het heerlijk om met vrienden te kokkerellen en daarna lang na te tafelen. Als ik op vakantie ga kies ik meestal voor Italië of Frankrijk: heerlijk eten, interessante geschiedenis, mooie steden en prachtig landschap. Boeken en tijdschriften (bijv. Linda en Elsevier) mee en dan kom ik helemaal bij.

Een prachtig vak

Op mijn 19e jaar ben ik begonnen als directiesecretaresse bij een overheidsinstelling en zit dus bijna 30 jaar in het vak. Ik werk al jaren als directie-/bestuurssecretaresse voor diverse werkgevers, van internationale organisaties tot overheid en non-profit bedrijven. Heb eigenlijk altijd voor CEO’s of voor de ‘hoogste baas’ van een organisatie gewerkt. De dynamiek die daarbij komt kijken vind ik heel prettig en heb behoorlijk wat ervaring met fraudezaken, crisissituaties, fusies en overnames, reorganisaties etc. Het is een prachtig vak dat in de loop der jaren enorm is veranderd. Van een lawaaiige elektrische typemachine en fax naar de hedendaagse digitale wereld met laptops en ipads. Van een eigen kamer naar het nieuwe werken met thuiswerkfaciliteiten en geen eigen werkplek. Van een leven zonder mobiele telefoon naar de smartphone waarmee je 24/7 bereikbaar bent. Van een brief per post versturen naar email en social media met facebook en twitter. Van het afspreken in de stad met een paar vrienden naar het hebben van honderden friends en likes op facebook. Van meters papieren vergaderstukken naar vergaderstukken in pdf op de ipad. En dan heb ik het nog niet eens over de veranderde wereld van de huidige bedrijven en managers.

Horen, zien en zwijgen 

Maar ik dwaal af. Mijn taak is om te zorgen dat mijn manager zoveel mogelijk tijd en ruimte heeft om zijn of haar werk zo adequaat mogelijk te doen oftewel manage the manager. En hoe doe je dat? Dat is in elk bedrijf en voor iedere manager weer anders. Maar met kennis, ervaring, vertrouwen, charme, humor, flexibiliteit, integriteit en goed luisteren kom je een heel eind. Natuurlijk is horen, zien en zwijgen vanzelfsprekend in ons vak. Ik zeg altijd “als secretaresse weet je van alles een beetje en een beetje van alles”.



Reacties via Disqus