5 oktober 2020

Van PA naar PO

Kwartier maken, organiseren, ontzorgen, orde op zaken stellen. In mijn loopbaan als interim PA waren dat kernwoorden van veel van mijn opdrachten. Wat doe ik dat toch graag. Niet alleen mijn eigen kantoor, maar ook dat van collega’s. Niet alleen mijn eigen huis, maar ook dat van vrienden en bekenden. Toen dat laatste steeds meer vrije tijd begon op te slokken en mij opvallend veel voldoening gaf, besloot ik mijn professionele focus te verleggen en als zelfstandig Professional Organizer met Spullenkunde te starten.

Van kantoor naar keukentafel

Veel van mijn voormalige vakgenoten, Executive Assistants (EA’s) hebben het in maart erg druk gehad met het organiseren van de plotselinge omschakeling naar thuiswerken. Dat was bij uitstek zo’n moment om collega’s te ontzorgen, te organiseren, orde op zaken te stellen en (digitaal) kwartier te maken. Ik hoorde veel over de sleutelrol die management supporters speelden om iedereen zo snel mogelijk te helpen omschakelen. Digitale vergadertools kiezen, inrichten en het team informeren. Zorgen dat iedereen toegang had tot digitaal gedeelde vergaderstukken. Dit alles bovenop de normale taken, zonder voorbereidingstijd vanaf de inderhaast gecreëerde werkplek thuis. In veel gevallen kwam het helemaal goed, want zo zijn deze kanjers. Zorgen dat het goed komt, dat is wat ze doen. Dat ze daarbij vaak vooral goed voor anderen zorgen, en zichzelf nog weleens overslaan, zal hun omgeving vast herkennen.

Van kruk naar comfort

Tijdens mijn werk sprak ik er twee. De ene benaderde me voor een medewerker, of ik kon helpen bij het organiseren van zijn thuiswerkplek. Toen we bespraken wat de mogelijkheden waren, ontdekte ze dat zij sinds maart niet één keer echt goed had onderzocht wat zij zelf eigenlijk nodig had om fijn te kunnen thuiswerken. De eerste afspraak die wij planden was een online consult over haar eigen situatie. De andere hoorde hierover, en ook zij was erg gebaat bij aandacht voor haar eigen thuiswerkplek. De eerste ging na ons consult zelf aan de gang, de tweede heb ik geholpen ruimte op de zolder vrij te maken voor een fijne werkplek.

Van managementsupport naar self support

Met deze heldinnen in gedachten, vind ik dit een mooie plek om alle management supporters (en hun collega’s) uit te nodigen om, nu duidelijk is dat thuiswerken opnieuw noodzakelijk is, hun eigen ontzorger, hun eigen kwartiermaker te worden. Orde op zaken te stellen op de eigen thuiswerkplek, met dezelfde toewijding als waarmee ze begin dit jaar hun team op de been hebben gehouden.

Van mij voor jou

Hier mijn tips en vragen om jou te helpen je thuiswerkplek te onderzoeken:

Blokkeer je agenda voor minstens een half uur en kijk eens echt om je heen. Misschien viel het je niet eens meer op, maar zit je eigenlijk wel lekker? Heb je een fijne werkruimte? Warm genoeg? Koel genoeg? Met het juiste licht? Voldoende en effectieve opbergruimte? Werken IT en telefonie naar behoren? Hoe is je uitzicht eigenlijk? En het uitzicht van je online vergadercollega’s?

Schrijf je observaties op. Plan tijd in om verbeteringen te realiseren en bespreek met je werkgever de mogelijkheden die er zijn voor vergoedingen, het gebruiken van overbodig geworden kantoormeubilair of het inhuren van hulptroepen.

 Zorg goed voor jezelf, dan ben je op je best!

Sanna Koppenaal