Overzicht

Executive Assistant

een vastgoedbelegger   32-40 uur per week   Amsterdam   Nummer O200115

Vragen over deze vacature? Neem dan contact op met onderstaande consultant.

Marielle van Leeuwen
020 301 67 80

Een uitdagende, brede, ondersteunende functie in een dynamische, snelle omgeving. Een veelzijdige baan voor een representatieve, enthousiaste professionele ondersteuner met een groot verantwoordelijkheidsgevoel.

Functie en organisatie
Als Executive Assistant ondersteun je het Benelux Management Team (MT) bestaande uit vier personen. Je kent de kneepjes van het ondersteunende vak en je hebt dienstverlening hoog in het vaandel staan. Als assistent draag je bij aan hun doelen door continu ondersteuning te bieden bij het zoeken naar nieuwe kansen om het bedrijf verder te verbeteren en gefocust te blijven op efficiëntie. Bij afwezigheid van de officemanager pak je twee dagen per week haar werkzaamheden erbij. De nadruk op jouw werkzaamheden ligt bij complex agendabeheer, afspraken maken maar ook het nauwkeurig voorbereiden en notuleren van vertrouwelijke wereldwijde managementvergaderingen, het opstellen van vervolgdocumentatie en ervoor zorgen dat alle acties worden opgepikt en afgehandeld binnen de vastgestelde termijn. Tevens coördineer je conferenties en evenementen in heel Europa, inclusief agenda, programma, routes voor logistieke activiteiten en denk je mee bij de opzet van teambuildingsdagen en de verdere ontwikkeling van de afdeling.

Wij zoeken een leergierig en positief ingesteld persoon met een opgeruimd, open karakter, iemand die stevig in haar schoenen staat, met oog voor detail en sterke organisatorische kwaliteiten. Je hebt aan een half woord genoeg en ziet wat er gebeuren moet. Je bent prettig in de omgang en je staat open voor andere mensen.

Wat doe je zoal?

  • Support bieden aan de Managing Director Benelux + drie overige MT leden
  • Agendamanagement
  • Het overzicht houden over de inboxen van de MT leden, namens hen reageren op items waar mogelijk en hen wijzen op urgente zaken
  • Het opzetten van vergaderingen, notuleren en managen van terugkomende vergaderingen
  • Het opstellen van complexe internationale reisschema’s
  • Het maken / redigeren van presentaties
  • Toezicht houden op het werk door regelmatig overleg te hebben met de officemanager
  • Het zorgen voor algehele consistentie van systemen en procedures (het continu identificeren van verbeteringen, het doen van suggesties en vervolgens de implementatie ervan)
  • Het organiseren van evenementen
Onze opdrachtgever werkt met 27 medewerkers vanuit een smaakvol ingericht kantoor in Amsterdam. De gemiddelde leeftijd ligt rond de 35 jaar. De cultuur laat zich kenmerken als dynamisch, snel, directe communicatie, gedrevenheid, eigen verantwoordelijkheid dragen, collegiaal en teamgericht.

Wat vraagt onze opdrachtgever?
Je hebt:

  • Minimaal HBO denk- en werkniveau
  • Min. 4 jaar relevante werkervaring in een ondersteunende rol bij voorkeur binnen projectontwikkeling, vastgoed, finance en/of de zakelijke dienstverlening
  • Uitstekende kennis en beheersing van de Engelse en Nederlandse taal
  • Uitstekende beheersing van MS Office (met name Excel en PowerPoint)
  • Ervaring met het boeken van internationale reizen
  • Een hoog kwaliteitsbesef
  • Het vermogen om vooruit te denken
  • Ervaring met het maken van (beknopte) notulen, inclusief het opstellen van rapporten en documenten
  • Een helicopterview
  • Goed gevoel voor gastvrijheid, humor en een groot relativeringsvermogen
Je bent:
  • Intelligent
  • Communicatief zeer vaardig
  • Representatief en verzorgd
  • Organisatorisch sterk
  • Enthousiast, sociaalvaardig en sensitief
  • Digitaal zeer vaardig
  • Zelfstandig
  • Goed met cijfers
  • Praktisch, hands-on met een aanpakkersmentaliteit
  • Leergierig, professioneel en betrokken
  • Zeer gedetailleerd en gestructureerd
  • Flexibel, proactief en behulpzaam
  • Zeer servicegericht en dienstverlenend

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Een smaakvol ingericht verzorgd kantoor met open werkvloer
  • Parkeergelegenheid
  • Een salaris tussen € 3.200 - € 3.850 op fulltime basis afhankelijk van ervaring, leeftijd en opleidingsniveau
  • 8% vakantiegeld
  • Kantooruitjes, etentjes en borrels
  • Een arbeidsovereenkomst voor 1 jaar met de intentie deze om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd

Geïnteresseerd?
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Solliciteer




Tip a friend    Print