Overzicht

Personal Assistant

een creatieve organisatie   24-32 uur per week   Amsterdam   Nummer O200112

Vragen over deze vacature? Neem dan contact op met onderstaande consultant.

Marielle van Leeuwen
020 301 67 80

Voel jij je thuis in een gepassioneerde, creatieve omgeving? Ben jij intelligent, sensitief, nauwkeurig en proactief en weet je als geen ander een ondernemer / executive te ondersteunen? In deze 1-op-1 positie draag jij alle verantwoordelijkheid en neem je de volledige regie over het secretariële en logistieke proces ter ondersteuning van de Managing Director. Jouw kernwoorden? Perfectionist, vooruitziende en kritische blik, uitstekende self-starter, altijd een double check, ‘ownership’ is jouw middle name, ‘ontzorgen’ is je primaire gedachte.

Functie en organisatie
Voor deze gepassioneerde en zeer gedreven engelssprekende Managing Director zoeken wij een professionele, zeer servicegerichte, betrokken en zeer gedreven Personal Assistant. Een leergierige, intelligente persoonlijkheid, “verzorgend” met humor en een groot relativeringsvermogen. Je bent proactief, initiatiefrijk en hebt een kritische blik. Door de drukke, steeds wisselende, agenda is het van belang dat je goed op de hoogte bent van alle lopende projecten zodat je te allen tijde kunt anticiperen. Je staat stevig in je schoenen en door jouw actieve, ontzorgende houding en oplossingsgerichtheid neem je veel werk uit handen. Ontzorgen is jouw primaire gedachte, je hebt een vooruitziende blik, toont eigenaarschap en kunt prioriteit geven aan wat belang heeft. Je slaagt erin om resultaatgericht en accuraat te werken zonder daarbij de details uit het oog te verliezen. Met tact en flair krijg je de zaken gedaan.

Wat doe je zoal?

  • Zeer complex dynamisch agendabeheer Managing Director
  • Het afhandelen van informatiestromen, screenen, prioriteren en actie ondernemen daar waar mogelijk
  • Het voorbereiden en organiseren van meetings
  • Het verzorgen van duidelijke informatie omtrent reizen, vluchten, vervoer, locaties, restaurants
  • Plannen van lezingen en interviews
  • Voorbereidend werk; Proofreading van stukken / documenten
  • Bewaking uniformiteit huisstijl/deadlines
  • Eerst aanspreekpunt voor relaties, collega’s en toeleveranciers
  • Signaalfunctie
  • Bijwonen van wekelijks overleg ; het maken van actie- en besluitenlijsten
  • Het organiseren van kleine events, sociale activiteiten voor het kantoor
Onze opdrachtgever werkt met 12 werknemers vanuit een creatieve, open werkomgeving waar rust en ruimte gecombineerd worden met ambitie, passie, drive en ondernemerschap. Intern is de organisatie informeel en uitermate dynamisch. Zij streven naar de hoogste service, creatie, kwaliteit en professionaliteit. Je bent een zeer belangrijke functionaris in het geheel en je maakt onderdeel uit van het team met professionals dat resultaatgericht werkt maar zeker ook tijd vrijmaakt voor sociale aangelegenheden.

Wat vraagt onze opdrachtgever?
Je hebt:

  • HAVO/ VWO of HBO werk- en denkniveau
  • Minimaal vijf jaar > relevante werkervaring als persoonlijk assistent of EA bij voorkeur in een internationale, creatieve, artistieke omgeving en/of hospitality branche
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • Een ontzorgende en proactieve houding en een grote mate van zelfstandigheid
  • Een goed gevoel voor tekst en taal
  • Uitstekende beheersing van MS Office
  • Oog voor kwaliteit en service en een goed gevoel voor urgentie van zaken
  • Goed gevoel voor commercie en relatiebeheer
  • Goed overzicht in hectische situaties
  • Een goed gevoel voor culturele verhoudingen
  • Goed gevoel voor humor en groot relativeringsvermogen
  • Een flexibele houding
Je bent:
  • Zeer servicegericht, kwaliteitsbewust en dienstverlenend
  • Betrokken, gedreven en enthousiast
  • Besluitvaardig
  • Recht door zee
  • Zeer stressbestendig
  • In staat om onder grote druk te werken
  • Kritisch
  • Zorgvuldig en integer
  • Verzorgd met een opgeruimd, sterk karakter
  • Omgevingsbewust en oplossingsgericht
  • Organisatorisch sterk
  • Goed in prioriteiten stellen en overzicht houden
  • Professioneel, discreet en betrouwbaar

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Uitdagende, zelfstandige functie voor een inspirerende creatief
  • Een dynamische, creatieve werkplek in een internationale omgeving (goed bereikbaar met de fiets, bus of met de auto)
  • Een salaris tussen de € 3.500,- en € 4.200,00 op fulltime basis afhankelijk van leeftijd en ervaring
  • 8% vakantiegeld
  • Bij start een bepaalde tijdcontract met de intentie voor onbepaalde tijd voor 24 - 32 uur per week. Het doel is een langdurige samenwerking
  • Een intelligente, lerende werkomgeving
  • Goede lunch op kantoor, borrels e.d.

Geïnteresseerd?
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Solliciteer




Tip a friend    Print