Overzicht

Executive Assistant Executive Board

een scale-up investeerder duurzame energieoplossingen   24-28 uur per week   Amsterdam   Nummer O200067

Vragen over deze vacature? Neem dan contact op met onderstaande consultant.

Mariëlle Bakker-van Leeuwen
020 301 67 80

Heb jij kennis en ervaring opgedaan bij een grote corporate organisatie en vind jij het een uitdaging om een bijdrage te leveren aan de groei van deze snelgroeiende, innovatieve en ondernemende organisatie en gezamenlijk toe te werken naar een gestructureerde, corporate werkomgeving?

In deze rol past een professionele, proactieve assistant die haar vak volledig verstaat en als steun en toeverlaat gaat werken voor 5 boardleden met uiteenlopende karakters. Er wordt een grote mate van zelfstandigheid, pro activiteit, flexibiliteit en betrokkenheid verwacht van deze executive assistant. Je werkt gestructureerd en bent een kei in verslaglegging. Jouw kernwoorden? Gestructureerd, een vooruitziende en kritische blik, een echte selfstarter. ‘Ownership’ is jouw middle name, ‘ontzorgen’ is je primaire gedachte. In deze functie werk je nauw samen met de assistant van de COO.

Functie en organisatie

Deze scale-up is in juni 2019 opgericht door Nederlandse ondernemers met een internationale investeringsscope. De onderneming heeft reeds aanzienlijk geïnvesteerd en zal in de nabije toekomst fors verder investeren in diverse duurzame ondernemingen actief op het gebied van diverse verschillende vormen van duurzame, hernieuwbare energie, vanuit een circulaire benadering met als doel de problemen op te lossen die verband houden met het gebruik van fossiele brandstoffen. Enerzijds door upcycling van reststromen, anderzijds door fossiele te vervangen door niet-fossiele bronnen.

Vanuit een unieke, prachtige locatie in Amsterdam kom je te werken in een team met zes medewerkers (in totaal 90 medewerkers wereldwijd). De huidige cultuur kenmerkt zich door ondernemerschap, ambitie en saamhorigheid.

Vanwege de verdere groei en professionalisering van de organisatie is er behoefte aan een Executive Assistant ter ondersteuning van vijf boardleden. Jouw prioriteit ligt bij het beheren van duidelijke overlegvormen en een vergaderstructuur naast het bieden van hoogwaardige, kwalitatieve ondersteuning. In deze rol wordt van je verwacht dat je kunt anticiperen op snel wisselende omstandigheden die veelal gepaard gaan met hoge tijdsdruk waarbij je je te allen tijde flexibel en zeer dienstverlenend opstelt.

Wat doe je zoal?

  • Complex agendabeheer boardmembers en voortgangscontrole
  • Beheren van de algemene mailbox
  • Zorgen voor een optimaal verloop van de vergaderingen, zowel logistiek als inhoudelijk
  • Het organiseren en voorbereiden van vergaderingen, het verzamelen van de stukken en het uitzetten van acties
  • Duidelijke verslaglegging en bewaking van bestuursvergaderingen en overlegvormen
  • Het voorbereiden van presentaties
  • Het onderhouden van nationale en internationale contacten op directieniveau
  • Het plannen en organiseren van reizen, verblijf, visa en dergelijke
  • Structuur aanbrengen in de breedste zin des woords
  • Sparringpartner voor de organisatie
  • Privé gerelateerde werkzaamheden
  • Meereizen indien gevraagd
  • Back-up functie voor collega assistent

Wat vraagt onze opdrachtgever?
Je hebt:

  • Minimaal 5-10 jaar internationale werkervaring op vergelijkbaar niveau
  • Ervaring binnen een corporate organisatie (modern industrieel/technisch bedrijf of zakelijke dienstverlening) is een pre
  • HBO of WO werk- en denkniveau
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • Goede beheersing van MS Office en de moderne technologieën
  • Ervaring met notuleren
  • Een professionele betrokken flexibele houding
  • Hoog kwaliteitsbesef
  • Helicopterview
  • Een uitstekend gevoel voor verhoudingen
  • Inzicht in organisatiestructuren en veranderprocessen
Je bent:
  • Een professional in jouw vak
  • Gestructureerd en geordend
  • Communicatief sterk en krijgt met flair en tact zaken gedaan
  • Representatief en verzorgd
  • Een nuchtere, stabiele persoonlijkheid
  • Enthousiast, makkelijk in de omgang en zeer servicegericht
  • Organisatiesensitief, tactvol en integer
  • Sterk in verslaglegging, plannen en organiseren
  • Procesmatig sterk
  • Teamspeler, collegiaal en sociaal
  • Stressbestendig
  • Zelfbewust en nauwkeurig in je werk
  • Beschikbaarheid op kantoor op donderdag en vrijdag

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Een uitdagende functie in een ambitieuze, innovatieve, dynamische werkomgeving
  • Een uitstekend salaris van max. Euro 4.500,00, afhankelijk van leeftijd en ervaring
  • Een jaarcontract voor 24 – 28 uur per week
  • Een prachtig, uniek gebouw met mooi uitzicht op het IJ

Geïnteresseerd?
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Solliciteer




Tip a friend    Print