Overzicht

Executive Assistant / Projectmanager

een executive search bureau   40 uur per week   Amsterdam   Nummer O200034

Vragen over deze vacature? Neem dan contact op met onderstaande consultant.

Mariëlle Bakker-van Leeuwen
020 301 67 80

In deze uitdagende, dynamische rol fungeer je als rechterhand en vertrouwenspersoon van de Managing Director, tevens als primus inter pares. Je hebt aangetoond de uitdagingen van jouw vak te verstaan en je bent goed in staat om met mensen op het hoogste niveau om te gaan. Meedenken, ontzorgen, voorbereiden, plannen en organiseren zijn jou op het lijf geschreven. Je houdt toezicht op een grote verscheidenheid aan activiteiten in een internationale, intelligente werkomgeving. Je hebt inzicht, denkt mee en bent het geheugen van de managing director. Je hebt je ontwikkeld tot coördinator en hebt leidinggevende capaciteiten. Je bent een warme persoonlijkheid met een zakelijke instelling, je bruist van de energie en laat een grote betrokkenheid zien. Jouw baan staat met stip op nummer 1.

Functie en organisatie
Ten behoeve van een zeer ambitieuze, energieke en gedreven managing partner zoeken wij een intelligente, gestructureerde en proactieve Executive Assistant. Je hebt leidinggevende capaciteiten en je blinkt uit in plannen en organiseren. Daarbij heb je een helicopterview en een scherp oog voor detail. Je hebt een goed gevoel voor humor, je bent sterk in tekst en taal en hebt oprecht passie voor het ondersteunende vak.

Wat doe je zoal?

  • Zeer complex agendabeheer t.b.v. managing partner
  • Het managen van verschillende projecten
  • Het aansturen van de receptie en facilitair manager
  • Het verzorgen van catering, hotelreserveringen, routebeschrijvingen en het boeken van reizen
  • Voorbereiden van alle productiewerkzaamheden die samenhangen met het uitvoeren van een opdracht van start tot finish; voorstellen, bevestigingsbrieven, referentierapporten, correspondentie tussen klanten en kandidaten
  • Afsluiten van voltooide projecten, verzorgen van materiaal dat aan een project gekoppeld is
  • Nauwe samenwerking met collega's en partners bij projecten en het coordineren van alle planningen binnen een internationale werkomgeving
  • Nauwe samenwerking met klantenorganisaties om kandidaten voor beoordelingsgesprekken met klanten in te plannen
  • Documenten redigeren, kwaliteitsbewaking, speciale kantoorprojecten
Onze opdrachtgever is een van 's werelds grootste executive searchbureaus met 51 kantoren in 27 landen en meer dan 300 consultants. De organisatie kenmerkt zich door kwaliteit, betrokkenheid en een grote klantgerichtheid. De cultuur laat zich omschrijven als informeel, een opendeurencultuur met korte en directe communicatielijnen. Sleutelwoorden: Internationaal, dynamisch, teamgeest, oog voor de mens, hardwerkend, professioneel.

Wat vraagt onze opdrachtgever?
Je hebt:

  • Minimaal HAVO/VWO aangevuld met een afgeronde HBO opleiding
  • Aantoonbare ervaring met projectmanagement of bestuurlijke ervaring als assistent in een internationale werkomgeving
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • Uitstekende beheersing van MS Office
  • Uitstekende proofreading vaardigheden
  • Sterke analytische, communicatieve en organisatorische vaardigheden
  • Goed gevoel voor onderlinge verhoudingen
  • Ervaring met het werken met een database
  • Een onafhankelijke, proactieve werkwijze
  • Een goed gevoel voor humor
  • Flair en tact
Je bent:
  • Positief, energiek en vrolijk
  • Representatief en proactief
  • Zeer oplossings- en klantgericht
  • Organisatiesensitief
  • Gemotiveerd
  • Zeer serviceverlenend en zakelijk ingesteld
  • Resultaatgericht, onafhankelijk en zelfstandig
  • Discreet en integer
  • In staat om grote volumes weg te werken, vaak onder druk, binnen krappe deadlines
  • Een teamspeler met leidinggevende capaciteiten met een "can do" attitude
  • Goed in prioriteiten stellen en overzicht houden
  • Professioneel en zeer betrokken

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Verzorgde, zakelijke omgeving; teamspirit en oog voor de mens
  • Geen 9 tot 5 mentaliteit
  • In-house lunch
  • 26 vakantiedagen per jaar
  • Een uitstekend salaris en een uitdagende, dynamische functie voor 40 uur per week
  • 8% vakantiegeld
  • Bonus afhankelijk van het bedrijfsresultaat en individuele inzet
  • Contributie pensioenvergoeding 3,8% van het jaarinkomen
  • Flexibel in werktijden in overleg met jouw team
  • Jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd

Geïnteresseerd?
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Solliciteer




Tip a friend    Print