Overzicht

Personal Assistant / Office Manager

een architectenbureau   32 uur per week   Amsterdam   Nummer O190231

Vragen over deze vacature? Neem dan contact op met onderstaande consultant.

Mariëlle Bakker-van Leeuwen
020 301 67 80

Voel jij je thuis in een gepassioneerde, creatieve omgeving? Ben je ambitieus en werk je graag met bevlogen mensen in een klein team waar je zelf een belangrijk onderdeel van uitmaakt? Deze functie valt uiteen in twee delen: enerzijds bied je ondersteuning aan de CEO, anderzijds ben je verantwoordelijk voor het officemanagement. Wij zijn op zoek naar iemand die vanuit persoonlijke stevigheid zelf vorm geeft aan deze rol en ervoor zorgt dat het team kan excelleren. Je houdt de regie, ondersteunt, organiseert en “voelt aan” wat er nodig is.

Functie en organisatie
Voor de CEO van dit bureau zoeken wij een ervaren, betrokken en zeer gedreven Personal Assistant. Een leergierige, intelligente persoonlijkheid, proactief, initiatiefrijk en met een kritische blik. In deze uitdagende functie ondersteun je de CEO in de breedste zin van het woord. Door de drukke, steeds wisselende agenda is het van belang dat je goed op de hoogte bent van alle lopende projecten zodat je te allen tijde kunt anticiperen op zaken. Je staat stevig in je schoenen en door jouw actieve werkwijze en oplossingsgerichtheid neem je veel werk uit handen. Daarnaast bied je ondersteuning aan de director en valt het officemanagement volledig onder jouw hoede. Ontzorgen is jouw primaire gedachte, je hebt een vooruitziende blik, toont eigenaarschap en kunt prioriteit geven aan wat belang heeft. Je schakelt soepel tussen de verschillende rollen en taken en je slaagt erin om resultaatgericht en accuraat te werken zonder daarbij de details uit het oog te verliezen.
Wat doe je zoal?

  • Zeer complex, dynamisch agendabeheer CEO
  • Het beheren en afhandelen van informatiestromen, screenen, prioriteren en actie ondernemen daar waar mogelijk
  • Het voorbereiden en organiseren van meetings
  • Het verzorgen van duidelijke informatie omtrent reizen, vluchten, vervoer, locaties, restaurants
  • Plannen van lezingen en interviews
  • Ondersteuning bieden bij presentaties, tenderprocessen en subsidieaanvragen
  • Het autonoom runnen van het kantoor (IT, telefonie, HR, contractbeheer, social media e.d.)
  • Bewaking uniformiteit huisstijl/deadlines
  • Eerst aanspreekpunt voor klanten, sollicitanten, toeleveranciers e.d.
  • Contact onderhouden met de accountant, het coördineren en uitvoeren van (financiële) administratieve processen
  • Bijwonen van wekelijks overleg; het maken van actie- en besluitenlijsten
  • Het organiseren van kleine events
Onze opdrachtgever is een ambitieus, professioneel, internationaal prijswinnend bureau, opgericht in 1995 in Amsterdam. Er zijn 12 werknemers werkzaam vanuit een creatieve, open werkomgeving waar rust en ruimte gecombineerd worden met ambitie, passie, drive en ondernemerschap. Intern is de organisatie informeel en uitermate dynamisch. Zij streven naar het bieden van de hoogste service, creatie, kwaliteit en professionaliteit. Je bent een zeer belangrijke functionaris in het geheel en je maakt onderdeel uit van het team met professionals dat resultaatgericht werkt maar zeker ook tijd vrijmaakt voor sociale aangelegenheden.

Wat vraagt onze opdrachtgever?
Je hebt:

  • VWO of HBO werk- en denkniveau
  • Minimaal drie jaar relevante werkervaring als officemanager, bureaumanager, project assistent of EA in een internationale, creatieve, artistieke omgeving
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • Een goed gevoel voor cijfers
  • Uitstekende beheersing van MS Office
  • Oog voor kwaliteit en service en een goed gevoel voor urgentie van zaken
  • Goed gevoel voor commercie en relatiebeheer
  • Een ontzorgende en proactieve houding en een grote mate van zelfstandigheid
  • Goed overzicht in hectische situaties
  • Een goed gevoel voor culturele verhoudingen
  • Goed gevoel voor humor en groot relativeringsvermogen
  • Een flexibele houding
  • Ervaring met projectmatig werken
  • Geen 9-5 mentaliteit
Je bent:
  • Communicatief zeer vaardig
  • Zeer servicegericht, kwaliteitsbewust en dienstverlenend
  • Betrokken en enthousiast
  • Zeer stressbestendig
  • In staat om onder grote druk te werken
  • Kritisch
  • Zorgvuldig en integer
  • Verzorgd met een opgeruimd, sterk karakter
  • Omgevingsbewust
  • Oplossingsgericht
  • Organisatorisch sterk
  • Goed in prioriteiten stellen en overzicht houden
  • Professioneel, discreet en betrouwbaar

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Uitdagende, zelfstandige functie
  • Een dynamische, creatieve werkplek in een internationale omgeving (goed bereikbaar met de fiets, bus of met de auto)
  • Een salaris tussen de € 3.000,- en € 3.850,00 op fulltime basis afhankelijk van leeftijd en ervaring
  • 8% vakantiegeld
  • Bij start een bepaalde tijdcontract met de intentie voor onbepaalde tijd voor 32 uur per week. Het doel is een langdurige samenwerking.
  • Een intelligente, lerende werkomgeving
  • Goede lunch op kantoor, borrels e.d.

Geïnteresseerd?
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Solliciteer




Tip a friend    Print