Overzicht

Secretaresse bestuurs- en onderzoeksondersteuning

Protestantse Theologische Universiteit (PThU)   32-40 uur per week   Amsterdam   Nummer O190206

Vragen over deze vacature? Neem dan contact op met onderstaande consultant.

Miranda van Mondfrans
020 301 67 80

Ben je in staat vanuit een spilpositie een verbindende schakel te zijn? Past doelgericht en procesmatig werken bij je? Houd je van een ondersteunende, organisatorische maar ook inhoudelijke functie? Heb je affiniteit met religie en/of theologie?

Functie en organisatie
Je ondersteunt het bestuur van de universiteit en de Commissie Wetenschapsbeoefening. Je vervult een centrale rol en bent aanspreekpunt voor vragen van (wetenschappelijke) collega’s, (buiten)promovendi en anderen. Samen met je collega ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het bestuurssecretariaat. Met jou en een nieuw lid van het College van Bestuur gaat de universiteit een nieuwe fase in.

Je vervult een centrale rol bij de ondersteuning van het bestuur in relatie tot belanghebbenden binnen en buiten de universiteit. Met jouw up-to-date vakkennis en voldoende relevante werkervaring ben je in staat de ontwikkelingen binnen het secretaressevak in praktische zin te vertalen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een digitale instelling. Er is veel ruimte voor eigen inbreng.

Door jouw enthousiaste, open uitstraling en toegankelijke houding ben je in staat mensen op de juiste manier met elkaar in contact te brengen. Een zelfstandige en proactieve werkhouding maken jou een prettig persoon met voldoende overwicht en stevigheid. Als professional heb je een zakelijke kant, ben je goed in staat te relativeren en vind je het prettig op een informele en open wijze met elkaar samen te werken. Het hebben van een goede pen is essentieel; je hebt gevoel voor taal.

Je bent goed in staat te luisteren, het gesprek aan te gaan, houdt ervan te leren en geïnspireerd te worden. Werken is voor jou interessant en leuk. Vanuit een groot verantwoordelijkheidsbesef heb je er zin in om het gezamenlijke doel na te streven. Aan de diverse gremia geef je rust, overzicht en vertrouwen. Amsterdam is jouw standplaats, maar je reist ook wel eens naar de locatie in Groningen. Je bent in staat zelfstandig te werken en overzicht te houden.

Dit is een veelzijdige functie in een prima werksfeer. Je wordt gestimuleerd om je deskundigheid te bevorderen.

Je hebt als taken het verrichten van algemeen secretariële, organisatorische en ondersteunende werkzaamheden.

Wat doe je zoal?

  • Ondersteunen van het nieuw aan te stellen lid College van Bestuur
  • Ondersteunen van Commissie Wetenschap Beoefening (CWB)
  • Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen
  • Afhandelen van en communiceren over genomen besluiten
  • Complex agendabeheer en e-mailbox afhandelen
  • Zelfstandig opstellen en verzorgen van correspondentie
  • Archiveren, digitaliseren en completeren dossiers van (buiten)promovendi en researchstudenten
  • Organiseren van bijeenkomsten en ondersteuning van de (Initial) Graduate School
  • Beheer promotieregister
  • (Mede-)organiseren van academische plechtigheden: opening academisch jaar, dies en promoties
  • Verzamelen van managementinformatie

Wat vraagt onze opdrachtgever?
Je hebt:

  • HBO/WO werk- en denkniveau
  • Ervaring binnen een soortgelijke functie in een academische context is een pre
  • Affiniteit met ondersteuning van academisch onderzoek
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en goede kennis van de Engelse taal
  • Goede kennis van MS Office
  • Een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen
  • Een grote mate van organisatiesensitiviteit en omgevingsbewustzijn
  • Uitstekende communicatieve en contactuele vaardigheden
  • ervaring met een documentmanagement systeem en vergadertool
  • Inzicht in werkprocessen
  • In staat de juiste prioriteiten te stellen
Je bent:
  • Perfect georganiseerd
  • Proactief en hebt een flexibele werkhouding
  • Integer en discreet
  • Discreet en fatsoenlijk
  • Zelfstandig en efficiënt
  • Professioneel en hebt een positieve werkhouding
  • Resultaatgericht en zelfwerkzaam
  • Zelfstandig en gestructureerd

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Een tijdelijke aanstelling voor een jaar (universitair functieprofiel Secretaresse 2) met bij goed functioneren uitzicht op een vast dienstverband voor onbepaalde tijd
  • Een salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, van maximaal € 3.052,-- bruto per maand, bij een fulltime dienstverband (schaal 7, cao Nederlandse Universiteiten)
  • Maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
  • Ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
  • Goede arbeidsvoorwaarden, zoals een vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en actieve deskundigheidsbevordering
  • Een reiskostenvergoeding die grotendeels wordt vergoed: 70% openbaar vervoer 2de klasse en dienstreizen 100% openbaar vervoer 1ste klasse
  • Een interessante werkomgeving die enkel met openbaar vervoer of de fiets goed te bereiken is
  • Keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Geïnteresseerd?
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Solliciteer




Tip a friend    Print