Overzicht

Office Administrator

een internationaal executive searchbureau   40 uur per week   Amsterdam Zuidas   Nummer O190181

Vragen over deze vacature? Neem dan contact op met onderstaande consultant.

Jacqueline van Heck
020 301 67 80

Op zoek naar een all round office administrator die verantwoordelijk is voor Finance, HR, trainingen, IT en overige administratieve zaken bij een internationaal executive searchbureau.

Functieomschrijving
In deze brede, fulltime functie neem je geheel zelfstandig diverse rollen en taken op je en zorg je ervoor dat iedereen op kantoor optimaal kan functioneren.

Je houdt je bezig met financiële zaken als facturatie, onkostendeclaraties, betalingen, betalingsoverzichten. Daarnaast ben je actief betrokken bij de werving & selectie van de diverse werknemers, doe je de maandelijkse salarisadministratie, stel je arbeidsovereenkomsten op en zorg je voor een prettige onboarding van nieuwe werknemers.

Ook facilities maken deel uit van je takenpakket waarbij je IT zaken, de kantooromgeving, het representatief houden van het kantoor, interne kantoorverhuizingen en overige zaken op je neemt.

Tevens fungeert het Nederlandse kantoor als trainingscentrum voor buitenlandse collega’s. Als Office Administrator regel je alles rondom de trainingen. Je plant de diverse trainingen, ontvangt de deelnemers, zorgt dat de trainers en lesmaterialen aanwezig zijn en dat zowel het verblijf als de lunches/diners tijdens het verblijf verzorgd worden.

Voor deze functie is het heel belangrijk dat je de juiste persoonlijkheid hebt en communicatief bent. Je gaat op een makkelijke en prettige manier met mensen om, straalt gastvrijheid uit en bent in staat om alles tot in de puntjes te verzorgen.

Je rapporteert aan de managing partner en stemt veelvuldig zaken af met de regionale HR en Finance partners.

Wat doe je zoal?

  • Finance: Facturatie, Onkostendeclaraties, Betalingen, Accounts payable
  • Trainingscentrum: plannen van trainingen, ontvangen van deelnemers, zorgen voor lesmateriaal, hotels, lunches en diners tijdens het verblijf regelen
  • Facilities: IT, Office supplies, Contact met de verhuurder, Onderhoud van het kantoor,
  • Interne verhuizingen, Contact met externe cateraars, Kantoorbeveiliging
  • HR: Salarisbetalingen, Contact met verzekeraars, Opstellen van de arbeidsovereenkomsten,
  • Onboarding van nieuwe werknemers, Recruitment van nieuwe Executive Assistants
  • Company events
Het bijzonder representatieve kantoor bevindt zich aan de Zuidas. Er werken ongeveer 25 mensen van verschillende nationaliteiten. De officiële kantoortaal is Engels. Voor de Office Administrator is het belangrijk dat hij/zij zowel Nederlands als Engels spreekt.

De organisatie is goed bereikbaar met OV, er is geen parkeergelegenheid.

Wat vraagt onze opdrachtgever?
Je hebt:

  • HBO werk- en denkniveau
  • >7 jaar soortgelijke ervaring bij een internationale organisatie
  • Ervaring opgedaan binnen de zakelijke dienstverlening is een pre
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • Goede beheersing van MS Office is een must
Je bent:
  • Sociaalvaardig
  • Goed in plannen en prioriteiten stellen
  • Nauwkeurig in je werkwijze
  • Communicatief
  • Besluitvaardig
  • Behulpzaam en gastvrij
  • Flexibel en stressbestendig
  • Proactief
  • Een teamplayer

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Salaris afhankelijk van jouw ervaring tot ongeveer Euro 4000 per maand op fulltime basis
  • 8% vakantiegeld
  • 25 vakantiedagen
  • Bonus, afhankelijk van persoonlijk en bedrijfsresultaat
  • Reiskosten o.b.v. OV
  • Pensioenregeling
  • Een brede functie voor 40 uur per week

Geïnteresseerd?
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie. De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam.
Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Solliciteer




Tip a friend    Print