Overzicht

Management Assistant

een bestuursbureau   32 uur per week   Den Haag   Nummer O190020

Vragen over deze vacature? Neem dan contact op met onderstaande consultant.

Lonneke Flux-Bruijstens
010 313 07 50

Ben je nauwkeurig, servicegericht en houd je van werkzaamheden waarin uitvoerende taken worden afgewisseld door meer inhoudelijke bezigheden?

Functieomschrijving
Samen met de Office Manager en de Front Office Assistant zorg je voor een optimale secretariële en administratieve ondersteuning binnen het bestuursbureau. Je bent betrokken bij en loyaal naar de organisatie en weet wat er speelt op kantoor waardoor je meedenkt bij vraagstukken. Je houdt ervan om alles tot in detail te regelen en organiseren, je werkt gestructureerd en accuraat. Je weet goed prioriteiten te stellen en houdt het hoofd koel bij deadlines.

Wat doe je zoal?

  • Ondersteuning bieden bij het plannen en voorbereiden van bestuursvergaderingen en de daarvoor benodigde stukken met betrekking tot lay-out en consistentie met huisstijl (geen inhoudelijke beoordeling)
  • Aanmaken digitale vergaderwerkruimten in de daarvoor bestemde vergaderapplicatie (OurMeeting)
  • Plaatsen en publiceren vergaderstukken in de vergaderapplicatie
  • Het beheren van agenda’s en regelen van afspraken/vergaderingen
  • Correspondentie, inkomende en uitgaande telefoongesprekken en e-mailberichten
  • Beheren publiek adresboek, mailgroepen, adreslijsten gremia, templates en office handboek
  • Het archiveren en verwerken van contracten in het contractenregister (Excel)
  • Het boeken van vluchten, hotels etc. voor (internationale) reizen.
  • Assisteren bij storingen printen/scannen
  • Back-up bij afwezigheid Front Office Assistant & Office Manager, dit zijn vooral facilitaire taken.
Deze organisatie is een bestuursbureau dat het bestuur van een pensioenfonds ondersteunt. Ze zijn actief op het gebied van vermogensbeheer, pensioenbeheer, financiën, risicomanagement en communicatie. Er werken ongeveer 25 personen onder leiding van een directeur. Het kantoor van deze organisatie is gevestigd in Den Haag en uitstekend te bereiken met openbaar vervoer en auto.

Wat vraagt onze opdrachtgever?
Je hebt:

  • Hbo of mbo + werk- en denkniveau
  • Minimaal 3 tot 5 jaar werkervaring in de zakelijke of financiële dienstverlening
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
  • Goede beheersing van MS Office
  • Bij voorkeur ervaring met een vergaderapplicatie (OurMeeting, SharePoint, Point2Share of iBabs)
  • Gevoel voor verhoudingen
  • Geen 9-17 mentaliteit
Je bent:
  • Communicatief sterk en servicegericht
  • Zelfstandig en je kan goed prioriteiten stellen
  • Flexibel en staat open voor verandering
  • Diplomatiek en organisatiesensitief
  • Professioneel en zakelijk

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Een collegiale en prettige werkomgeving
  • Euro 2.450,00 – 3.200,00 fulltime
  • 8% vakantiegeld
  • Reiskosten 0,19 cent/km
  • Contract voor 32 uur per week

Geïnteresseerd?
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Rotterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Solliciteer




Tip a friend    Print