Bestuurssecretaresse
KNAW (Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen) 32 uur per week Amsterdam Centrum Nummer 2023-00092
Functie en organisatie
Ben jij een zeer ervaren bestuurssecretaresse (m/v/x) met gevoel voor verhoudingen en affiniteit met de wetenschappelijke wereld? Heb je ervaring met het ondersteunen van bestuursleden en ben je initiatiefrijk en in staat de juiste prioriteiten te stellen?
In deze rol ga je de President en adjunct-directeur van het Bureau van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) ondersteunen. Het Bureau staat leden, bestuur, raden en commissies, instituten en de algemeen directeur bij in de uitoefening van hun taken.
Je bent onderdeel van de afdeling Bestuurs- en Directieondersteuning (BDO), een klein team van twee secretarissen en (met jou erbij) drie secretaresses van bestuur en directie. Dit team ondersteunt het bestuur en de diriectie van de KNAW, onder meer door de voorbereiding van bestuurlijke vergaderingen en begeleiding en bewaking van de besluitvorming. De afdeling maakt onderdeel uit van het Bureau van de KNAW waar zo’n 130 mensen werken.
Wat doe je zoal?
- Eerste aanspreekpunt van bestuur en directie
- Complex agendabeheer
- Organiseren en coördineren van in- en externe afspraken en bijeenkomsten
- Voorbereiden en organiseren van de diverse bestuursvergaderingen, het plannen van de inhoudelijke agenda’s van betreffende vergaderingen etc.
- Zelfstandig voeren van correspondentie
- Actief meedenken over efficiënte en effectieve (administratieve) processen
Wat vraagt onze opdrachtgever?
Je hebt:
- Minimaal HBO denk- en werkniveau en bij voorkeur een afgeronde secretaresseopleiding
- Min. 5 jaar werkervaring als bestuurssecretaresse in een vergelijkbare organisatie
- Uitstekende schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, zowel in de Nederlandse als de Engelse taal
- Uitstekende beheersing van Microsoft Office tools (MS Office 365) en online vergadertools als iBabs
- Een flexibele werkhouding gericht op service en zorgvuldigheid
- Het vermogen tot analyse en prioriteitstelling
- Uitstekende plannings- en organisatievaardigheid
- Gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen
- Uitstekende communicatievaardigheden
- Accuraat
- Integer
- Zelfstandig
- Stressbestendig
- Organisatiesensitief
Wat biedt onze opdrachtgever?
- Een uitstekend salaris, afhankelijk van ervaring, leeftijd en opleidingsniveau (schaal 9 CAO Nederlandse Universiteiten/KNAW)
- 8% vakantiegeld
- 8,3% eindejaarsuitkering
- Pensioenregeling
- Een bijzonder mooi kantoor gevestigd in het Trippenhuis (grachtenpand/rijksmonument), interessante bijeenkomsten
- Hybride werken (1 vaste dag per week)
- Uitstekend bereikbaar met OV/fiets
- Een tijdelijk dienstverband van een jaar met uitzicht op een vaste voltijds aanstelling
Geïnteresseerd?
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.
