Office Manager
Stichting Kiem 32-36 uur per week Amersfoort Nummer 2023-00083
Een afwisselende functie voor een enthousiaste en pro actieve duizendpoot die graag wil werken in een kleine organisatie.
Functieomschrijving en organisatie
Stichting Kiem helpt mensen die getroffen worden door een eetstoornis en hun naasten. Met haar programma’s richt Kiem zich vooral op de omgeving van en het werkveld rondom personen met een eetstoornis. Zij werkt aan preventie en vroeg-signalering en steunt naasten van mensen met een eetstoornis. De stichting heeft een kernteam van negen personen en werkt daarnaast met ervaringsdeskundige trainers en vrijwilligers (ongeveer 50 mensen).
Als ervaren officemanager wil jij je inzetten voor het goed functioneren van de organisatie, de planning van activiteiten en het onderhouden van een netwerk van relaties. Je weet van aanpakken, vindt het leuk de spil van een organisatie te zijn en houdt ervan in een dynamische omgeving te functioneren. Je bent flexibel ingesteld, werkt graag zelfstandig, maar werkt ook graag samen in een klein team.
Wat doe je zoal?
- Ondersteunen van het bestuur, kernteam, de trainers en vrijwilligers bij de dagelijkse gang van zaken
- Opstellen van rapportages, notuleren van vergaderingen
- Bijhouden van de week-, maand- en jaarplanning van stichting Kiem
- Onderhouden van contacten met het netwerk van stichting Kiem en actueel houden van het CRM systeem
- Organiseren van een efficiënte planning en uitvoering van (trainings)activiteiten
- Coördineren en controleren van systemen, processen en procedures
- Verwerken van correspondentie en zorgen voor een juiste (digitale) archivering
- Het bewaken van de uitvoering van de inhoudelijke programma’s (voor scholen, professionals en ouders)
- Uitvoeren van administratieve taken
- Voorraadbeheer en inkoop/facilitaire taken
- Facturatie
- Verantwoordelijk voor het bewaren, beschermen en vernietigen van documentatie conform recente wetgeving
Wat vraagt onze opdrachtgever?
Je hebt:
- HBO werk- en denkniveau
- Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie
- Sterke communicatieve en sociale vaardigheden
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
- Goede beheersing van MS Office en van CRM-systemen
- Kennis van en ervaring met projectmanagement
- Een onafhankelijke, proactieve werkwijze
- Goed gevoel voor gastvrijheid, humor en een groot relativeringsvermogen
- Affiniteit met het onderwerp en de doelgroepen is een pré.
Je bent:
- Ondernemend en accuraat
- Goed in plannen en prioriteiten stellen
- Oplossings- en doelgericht
- Collegiaal en positief
- Flexibel en stressbestendig
Wat biedt onze opdrachtgever?
- Een zelfstandige en uitdagende functie in een inspirerende omgeving
- Voldoende ruimte om je verder te ontwikkelen
- Mee werken aan het realiseren van de missie van de stichting
- Een enthousiast en betrokken team
- Een prettige, informele werksfeer
- Een salaris dat past bij je werkervaring
- Een contract voor 32 tot 36 uur voor een duur van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband
- NS Business card
- Telefoon en laptop
- Hybride werken in overleg en voor zover de werkzaamheden het toelaten (dinsdag en donderdag kantoordagen)
Geïnteresseerd?
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam.
Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.
