Management Assistant
Een internationaal opererende organisatie actief in de sierteeltsector 40 uur per week Honselersdijk Nummer 2023-00028
Heb je ruime ervaring als Management Assistent of vergelijkbare functie? Heb je eerder een secretariaat opgericht? Weet jij structuur aan te brengen in de organisatie en haal je energie uit het ontzorgen van het management en de organisatie? Dan is deze functie echt iets voor jou!
Functie en organisatie
Voor een internationale organisatie, die al (bijna) 45 jaar actief is in de sierteeltsector, zijn wij op zoek naar een ervaren management assistent. Sinds de oprichting, in 1979, bewijst deze organisatie zich dagelijks als dé expert in de gerichte inkoop, scherpe verkoop en razendsnelle wereldwijde distributie van verse bloemen en planten. De doelstelling van het bedrijf -om iedere dag een beetje beter te worden in het maximaal faciliteren en ontzorgen van haar klanten in een dynamische markt- is al die tijd dezelfde gebleven.
Naast het hoofdkantoor wat gevestigd is in Nederland hebben zij vestigingen in Duitsland, Frankrijk, Oostenrijk, Polen en het Verenigd Koninkrijk. De organisatie bestaat uit een betrokken team van 350 medewerkers.
De functie van management assistent is een nieuwe rol binnen de organisatie, waarin je de vrijheid krijgt om de functie vorm te geven en in te richten. Je brengt structuur en overzicht bij de directie en in het team. Als management assistent ben je de rechterhand van de algemeen directeur, de financieel directeur en ben je de verbindende factor in de organisatie. Je opereert als eerste aanspreekpunt voor internen en externen en beschikt over de juiste senioriteit, deskundigheid en je bent praktisch ingesteld. Ook is het belangrijk dat je proactief bent. Je kunt goed schakelen tussen operationele en tactische werkzaamheden. Je denkt daarbij altijd een paar stappen vooruit.
Wat doe je zoal?
- Ondersteuning van de algemeen directeur en financieel directeur op het gebied van telefoon-/agenda-/mailbeheer, voorbereiding van afspraken en vergaderingen, relatiebeheer en zakenreizen
- Structuur brengen binnen de organisatie wat betreft interne vergaderingen
- Verantwoordelijk voor de ondersteuning bij alle voorkomende vertrouwelijke (financiële) interne- en externe correspondentie
- Notuleren van diverse overleggen/vergaderingen en het opstellen van de verslagen, actielijsten en besluitenlijsten
- Organiseren van bijeenkomsten en conferenties. Daarbij regel jij de accommodaties, reis- en verblijfsdocumenten, alsmede het correct ontvangen en verzorgen van bezoekers.
Wat vraagt onze opdrachtgever?
Je hebt:
- HBO werk- en denkniveau
- Ruime werkervaring in een soortgelijke rol in een middelgrote tot grote corporate organisatie
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels
- Goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint en Outlook)
- Communicatief sterk en organisatiesensitief
- Discreet, integer en loyaal
- Een volwaardige gesprekspartner voor zowel de directie als medewerkers
- Proactief
- Doortastend en daadkrachtig
- Innovatief/weet vooruit te denken
Wat biedt onze opdrachtgever?
- Een fulltime functie bij een dynamische en levendige organisatie (hybride werken is bespreekbaar)
- Mogelijkheid tot cursussen en trainingen
- 25 vakantiedagen op basis van een 40-urige werkweek
- Pensioenregeling
- Een marktconform salaris
- Laptop en mobiel
- Reiskostenvergoeding
Geïnteresseerd?
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance/Teams. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.
