Overzicht

Bestuurssecretaresse

een stichting voor voortgezet onderwijs   32-40 uur per week   Bussum   Nummer 2022-00114

Wil jij een interessante en afwisselende functie als bestuurssecretaresse bij een stichting voor het Voortgezet Onderwijs? Wil jij graag in een maatschappelijk verantwoorde omgeving je steentje bijdragen?
 
Functie en organisatie           
Als bestuurssecretaresse ben je de extra ogen, oren en handen van de bestuurder en ontzorg je haar volledig. Op het ene moment ben je nog bezig met het voorbereiden van de stukken voor een vergadering en op het volgende moment bewaak je de agenda van het bestuur of faciliteer je een vergadering of bijeenkomst. Die mix van taken en verantwoordelijkheden maakt deze functie interessant én afwisselend.
 
Hoe druk het ook is, jouw professionele houding zorgt ervoor dat je vriendelijk blijft. Kwaliteit is voor jou belangrijk. Je denkt actief mee met de bestuurder, zoekt naar oplossingen voor problemen en krijgt er energie van om alles tot in de puntjes te organiseren. Hoofd- en bijzaken kun je goed onderscheiden en prioriteiten stellen gaat je gemakkelijk af. Je beschikt over de nodige organisatiesensitiviteit, je weet wanneer je wat moet zeggen en gaat integer om met vertrouwelijke informatie.  

Wat doe je zoal?

  • Je stelt de jaarplanning op voor de activiteiten van het bestuur. Denk aan vergaderingen en bijeenkomsten van de Raad van Toezicht, het CMT en de GMR.
  • Je maakt notulen van vergaderingen en bijeenkomsten en bewaakt de voortgang van de acties en besluiten
  • Je stelt brieven en beleidstukken op aan de hand van concepten
  • Je organiseert (grote) bijeenkomsten en werkoverleggen
  • Je beheert en bewaakt de agenda van het bestuur. Je vervult daarin een bufferfunctie
  • Je bereidt (online) vergaderingen en bijeenkomsten voor. Als jij dit doet, dan kunnen anderen erop vertrouwen dat alles er is én alles werkt
  • Je zorgt ervoor dat de juiste routing gevolgd wordt voor overleg en besluitvorming van beleidsstukken en verantwoordingsverslagen
Een stichting voor Voortgezet Onderwijs in ’t Gooi waar vooralsnog drie scholen bij zijn aangesloten. Deze functie is op het bestuursbureau van de stichting. De medewerkers van het bestuursbureau zorgen dat de scholen in alles gefaciliteerd worden, zodat zij zich kunnen richten op het onderwijs. Het bestuursbureau is bezig met een verdere professionaliseringsslag. Als bestuurssecretaresse kun je daaraan een belangrijke steen bijdragen.

Wat vraagt onze opdrachtgever?                   
 
Je hebt: 

  • HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde secretariële opleiding
  • Ervaring als secretaresse in een bestuurlijke omgeving
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
  • Uitstekende digitale vaardigheden: je beheerst verschillende software programma’s (Office 365) en bent in staat om (online) vergaderingen en bijeenkomsten te faciliteren. Als jij hiervoor zorgt dan werkt alles zoals het moet.
  • Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en discretie
Je bent:
  • Flexibel: je kunt er goed tegen als je moet schakelen tussen verschillende taken. En soms werk je op andere tijden dan de normale werktijden, ook daarin toon je je flexibel.
  • Iemand die goed kan prioriteren: je kunt ertegen als je planning omgegooid wordt omdat iets anders meer prioriteit krijgt;
  • Communicatief: je bent in staat om naar je verschillende contacten op de juiste toon te communiceren, zowel op papier als mondeling. Je beantwoordt namens het bestuur in eerste instantie de vragen die binnenkomen.
  • Dienstverlenend: je vindt het leuk het bestuur te faciliteren en te ondersteunen. Dat zorgt voor een fijn werkklimaat voor jou én het bestuur.
  • Proactief en zelfstandig
  • Nauwkeurig en gestructureerd in je werk

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Salaris conform CAO VO
  • 8% vakantiegeld
  • Dertiende maand
  • Goede pensioenregeling
  • Reiskostenvergoeding
  • Een leuk team waarin hard wordt gewerkt maar waarin humor en gezelligheid ook belangrijk zijn

Geïnteresseerd?
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Solliciteer




Tip a friend    Print