Overzicht

Executive Assistant Managing Partner

Executive Search bureau   40 uur per week   Amsterdam   Nummer 2021-03901

In deze uitdagende, dynamische rol fungeer je als rechterhand en vertrouwenspersoon van de Managing Partner, tevens als primus inter pares. Je bent een ervaren EA en verstaat dan ook de uitdagingen van het vak. Je bent goed in staat met mensen werkzaam op het hoogste niveau om te gaan. Meedenken, ontzorgen, voorbereiden, plannen en organiseren zijn jou op het lijf geschreven. Je houdt toezicht op een grote verscheidenheid aan activiteiten binnen een internationale, intelligente werkomgeving. Je hebt inzicht, denkt mee en bent het geheugen van de managing partner. Je hebt je ontwikkeld tot coördinator en hebt leidinggevende capaciteiten. Je bent een warme persoonlijkheid met een zakelijke instelling, je bruist van de energie en laat een grote betrokkenheid zien. Jouw baan staat met stip op nummer 1. 
 
Functie en organisatie                   
Ten behoeve van de zeer ambitieuze, energieke en gedreven managing partner zoeken wij een intelligente, gestructureerde en proactieve Executive Assistant. Je hebt leidinggevende capaciteiten en je blinkt uit in plannen en organiseren. Daarbij heb je een helicopterview en een scherp oog voor detail. Je hebt een goed gevoel voor humor, je bent sterk in tekst en taal en hebt passie voor het ondersteunende vak.
 
 Wat doe je zoal? 

  • Je assisteert de Managing Partner van het kantoor Amsterdam bij haar kantoorgerelateerde werkzaamheden en organiseert de kantoorevenementen
  • Complex agendabeheer t.b.v. de managing partner
  • Het organiseren en boeken van reizen (vluchten, hotels etc.)
  • Voorbereiden van alle uitvoerende werkzaamheden rond een opdracht van begin tot eind: Offertes, opdrachtbevestigingen, functieomschrijvingen, kandidaatprofielen, referenties, correspondentie met cliënten en kandidaten
  • Dossiers afsluiten en zorgen dat alle benodigde informatie voor eventuele audits aanwezig is
  • Nauw samenwerken met collega’s (consultants, research en EA’s) en partners bij projecten en assistentie bieden bij het maken van planningsschema’s binnen een internationale omgeving
  • Het in nauwe samenwerking met de cliënt plannen van gesprekken met kandidaten, het maken van hotelreserveringen, boeken van vluchten etc.
  • Erop toe zien dat de facturatie naar cliënten op correcte wijze gebeurt, het monitoren van de accounts receivables en de maandelijkse facturatieoverzichten, het controleren van credit card uitgaven en ze relateren aan specifieke projecten
  • Declaraties
  • Het ondersteuning bieden bij kantooraangelegenheden als receptie/front desk, consultants, teksten redigeren, kwaliteitsbewaking, vergaderingen met cliënten, speciale projecten, sociale aangelegenheden etc.

Onze opdrachtgever is een van ’s werelds grootste executive search bureaus met 70 kantoren in 30 landen en meer dan 450 consultants. De organisatie kenmerkt zich door kwaliteit, betrokkenheid en een grote klantgerichtheid. De cultuur laat zich omschrijven als informeel, een opendeurencultuur met korte en directe communicatielijnen. Sleutelwoorden: Internationaal, dynamisch, teamgeest, oog voor de mens, hardwerkend, professioneel. 
 

Wat vraagt onze opdrachtgever?                               
 
Je hebt:  

  • Minimaal HAVO/VWO aangevuld met een afgeronde HBO opleiding 
  • Aantoonbare ervaring met projectmanagement of ervaring als EA binnen de internationale,  zakelijke dienstverlening
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • Uitstekende beheersing van MS Office 
  • Sterke analytische, communicatieve en organisatorische vaardigheden
  • Goed gevoel voor onderlinge verhoudingen
  • Ervaring met het werken met een database
  • Flair en tact
 
Je bent:  
  • Positief, energiek en vrolijk
  • Proactief en gemotiveerd
  • Zeer oplossings- en resultaatgericht
  • Organisatiesensitief
  • Zeer dienstverlenend ingesteld
  • Onafhankelijk en zelfstandig
  • Benaderbaar
  • Discreet en integer
  • In staat om grote volumes weg te werken, vaak onder druk, binnen krappe deadlines
  • Een teamspeler met leidinggevende capaciteiten
  • Goed in prioriteiten stellen en overzicht houden
  • Professioneel 

Wat biedt onze opdrachtgever?  

  • Verzorgde, zakelijke omgeving; teamspirit met oog voor de mens
  • Geen 9 tot 5 mentaliteit, werktijden komen tot stand in overleg met je team
  • In-house lunch
  • 26 vakantiedagen per jaar 
  • Een uitstekend salaris 
  • 8% vakantiegeld
  • Bonus afhankelijk van het bedrijfsresultaat en individuele inzet
  • Bijdrage van 3,8% van het jaarinkomen aan je pensioenpremie
  • Bijdrage aan je zorgverzekering
  • Flexibel in werktijden in overleg met jouw team
  • Jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd 

Geïnteresseerd?  
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie. De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever. 

Solliciteer




Tip a friend    Print