Overzicht

Officemanager

een financiële holding   32-40 uur per week   Amsterdam   Nummer 2021-03885

Voor onze internationale opdrachtgever zoeken wij een professionele, evenwichtige en zelfstandige officemanager die deze rol vanuit eigen expertise vorm kan geven en ervoor zorgt dat het team kan excelleren. Een betrokken, gestructureerde assistent die rust uitstraalt, met een goed gevoel voor hospitality, verhoudingen en culturele verschillen en passie voor het werk.
 
Functie en organisatie           
Voor deze rol zoeken wij iemand die in staat is zicht te houden op een grote verscheidenheid aan activiteiten in een groeiende organisatie. Je bent het visitekaartje van het kantoor en voelt je, net als de rest van het team, verantwoordelijk voor je eigen taken. Een hands on mentaliteit gecombineerd met een zeer servicegerichte houding met goed gevoel voor culturele verschillen zijn cruciaal voor deze functie. Als professional sta je stevig in je schoenen, je kent je vak van ondersteuner als geen ander en je weet objectief en flexibel te blijven. Je slaagt erin om met behoud van overzicht, resultaatgericht en accuraat te werken zonder daarbij de details uit het oog te verliezen. Je bent gastvrij, praktisch ingesteld, ontvankelijk en initiatiefrijk. Op deze positie past een sensitieve representatieve kandidaat, volwassen en discreet, met een grote bereidheid om alles te willen oppakken. 
 
Wat doe je zoal?

  • Receptie werkzaamheden (ontvangst bezoekers, telefoon, post, koeriers e.d.)
  • Het opstellen en versturen van notities, brieven, e-mails, correspondentie en presentaties
  • Agendabeheer General Counsel en overige teamleden
  • Het inplannen van afspraken
  • Bewaking uniformiteit/huisstijl en deadlines
  • Zakenreizen boeken (hotels, taxi, diners)
  • Operationeel beheer van de huisvesting (voorraadbeheer, inkoop, contractbeheer, ICT, telefonie e.d.)
  • Het voorbereiden en monitoren van de supervisory boardmeetings (optreden als gastvrouw)
  • Het organiseren van meetings
 Onze opdrachtgever is een financiële holding waaronder samengevoegde bedrijven vallen die ministeries beleveren op het gebied van militaire landsystemen, tankwagens en de totale dienstverlening. De focus ligt op efficiency en samenwerking. Er wordt met een compacte groep van 5 specialistische professionals binnen de financiële en juridische dienstverlening vanuit het zakelijke holdingkantoor in Amsterdam gewerkt. De cultuur laat zich omschrijven als nuchter en zorgvuldig.

Wat vraagt onze opdrachtgever?                   
 
Je hebt: 

  • Minimaal HBO denk- en werkniveau
  • Minimaal drie tot vijf jaar relevante (internationale) werkervaring als officemanager, managementassistente bij voorkeur binnen de zakelijke en/of financiële dienstverlening
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal. Kennis van de Duitse en/of Franse taal is een absolute pre
  • Uitstekende beheersing van MS Office (PowerPoint, Excel)
  • Oog voor kwaliteit en service en een goed gevoel voor urgentie van zaken
  • Een onafhankelijke, proactieve werkwijze
  • Een ontzorgende en proactieve houding en een grote mate van zelfstandigheid
  • Goed gevoel voor humor en groot relativeringsvermogen
 Je bent:
  • Representatief, verzorgd
  • Communicatief zeer vaardig en welbespraakt
  • Meertalig
  • Zeer servicegericht en dienstverlenend
  • Zelfstartend
  • Verzorgd met een opgeruimd sterk karakter
  • Goed gevoel voor verhoudingen
  • Organisatiesensitief
  • Groot verantwoordelijkheidsgevoel
  • Oplossingsgericht
  • Organisatorisch sterk
  • Goed in prioriteiten stellen en overzicht behouden
  • Professioneel, discreet en betrouwbaar
  • Zeer nauwkeurig met oog voor detail

Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Een professionele werkplek in Amsterdam (goed bereikbaar met de fiets of het OV)
  • Een salaris tot maximaal € 3.500,-- op fulltime basis afhankelijk van leeftijd en ervaring
  • 8% vakantiegeld
  • Pensioenregeling
  • 25 vakantiedagen
  • Bonus bij goed functioneren
  • Bij start een contract voor bepaalde tijd met de intentie dit om te zetten naar onbepaalde tijd
  • Een werkweek van 32-40
  • Werktijden tussen 08:30 uur – 17:00 uur

Geïnteresseerd?
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam of via MS Teams. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Solliciteer




Tip a friend    Print