Overzicht

Bestuursassistente

Oosterhoff   24-32 uur per week   Velp   Nummer 2021-03861

De organisatie
Oosterhoff ontwikkelt, regisseert en realiseert vooruitstrevende concepten, producten en kennis voor de gebouwde omgeving. Zij willen een centrale rol spelen in projecten die vernieuwend, complex en kennisintensief zijn. Met een open blik naar de vraag van klant en maatschappij en toegewijd aan het duurzame resultaat. Oosterhoff werkt met de beste generalisten en specialisten, die alles weten, van data tot houtverbindingen. De groep bestaat uit ABT, ABT België, abtwassenaar, Adviesbureau Lüning, bbn adviseurs, HE adviseurs, Huygen, ABT Deutschland en Meelis & Partners.
 
Door hun kennis, denkkracht en expertise te bundelen in Oosterhoff zijn zij partner voor projecten die vernieuwend, complex en kennisintensief zijn. Die een bijdrage leveren aan de transitievraagstukken waar we als samenleving voor staan. In hun innovatiedenktank Quake ontwikkelen ze kennis en concepten rond thema’s als gebiedsontwikkeling, technologie en duurzaamheid. Het is hun ambitie om hun kennis breed toegankelijk te maken. Zo bouwen ze samen aan een toekomstbestendige samenleving.
 
Bij deze internationale dienstverlener is er een open bedrijfscultuur met korte lijnen en is er volop ruimte voor creativiteit en wordt initiatief gewaardeerd. Bij hun ruime kantoor in Velp is voldoende parkeergelegenheid.

Heb jij ervaring met bestuurlijke processen en schakel je makkelijk tussen operatie en strategie? Gedij je goed in een veranderende, innovatieve omgeving waar op een nuchtere wijze tegen zaken wordt aangekeken? Dan maken wij graag kennis met jou!
 
Functie          
Als professionele bestuursassistente werk je primair voor de 2-hoofdige raad van bestuur van Oosterhoff, maar ook voor de raad van commissarissen. Je bent in staat een optimale en betrouwbare ondersteuning te geven. In deze functie werk je op collegiale wijze nauw samen met een collega-secretaresse die voor het Shared Service Centre (SSC) werkt. Tevens geef je ondersteuning - waar mogelijk - aan HR en legal en voer je het secretariaat voor de STAK. Je rapporteert aan de bestuurssecretaris.
 
Wij zijn op zoek naar een assistente die in staat is de twee ondernemende bestuursleden te ontzorgen. Daar ligt de nadruk op. Je coördineert, organiseert en anticipeert. Houdt overzicht en bent in staat hun zakelijke leven in goede banen te leiden. Je hebt Inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen organisaties en bent bekend met de aard van de werkzaamheden voor een RvB en RvC.
 
Je legt de lat voor jezelf graag hoog en je voelt je prettig in een platte, informele en innovatieve organisatie. Je weet je weg te vinden en bent uitstekend in staat om op een natuurlijke en correcte manier in te spelen op diverse (complexe/urgente) situaties. Je houdt je staande in een omgeving waar veel partijen om kwaliteitsdenken van je vragen en je kunt hoofd- en bijzaken prima van elkaar onderscheiden. Je kunt zowel uitstekend in een team als zelfstandig werken. Tevens ben je discreet, stressbestendig, representatief en communicatief. Je bent makkelijk in de omgang en hebt een relativerend vermogen.
  
Wat doe je zoal?

  • Je beheert de agenda’s en regelt de afspraken
  • Je handelt (e-mail)correspondentie af: rubriceren, prioriteren, archiveren en waar mogelijk zelfstandig afhandelen.
  • Je ziet toe op een tijdige en juiste afhandeling van toezeggingen en afspraken aan en door het bestuur.
  • Je zorgt voor de voorbereiding en verslaggeving van vergaderingen en zorgt dat agenda en relevante stukken tijdig aanwezig zijn en tijdig zijn verstuurd aan de deelnemers.
  • Je bent in staat om prioriteiten te stellen in de (bestuurlijke) hectiek in een groeiende, platte en informele organisatie.
  • Je bent het “visitekaartje” voor (externe) gasten en zorgt voor een gastvrije en warme ontvangst.
  • Je bent in staat om verbinding te maken binnen en buiten Oosterhoff.
  • Je bent in staat om bij onverwachte gebeurtenissen direct te handelen, de rust te bewaren en te zorgen voor continuïteit in het werk dat ook gedaan moeten worden.
  • Je bent in staat om overzicht te houden over de verschillende dossiers en de verbanden daartussen.
  • Je organiseert evenementen en activiteiten.
  • Je heeft waar mogelijk ondersteuning aan HR en Legal.
  • Je ondersteunt de STAK (Stichting Administratiekantoor).

Wat vraagt onze opdrachtgever?                  
 
Je hebt:  

  • Hbo denk- en werkniveau
  • Relevante ervaring bij een (middel) grote organisatie
  • Een vriendelijke en respectvolle houding
  • Een goed ontwikkeld beoordelingsvermogen
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • Een goed gevoel voor verhoudingen
  • Een groot verantwoordelijkheidsgevoel
 
 
Je bent:
  • Een open persoonlijkheid, puur en nuchter
  • Relatie- en omgevingsgericht
  • Zeer dienstverlenend en kwaliteitsbewust
  • Goed in staat om eigen verantwoordelijkheid te kunnen en willen dragen
  • Enthousiast, makkelijk in de omgang met oog voor de mens
  • Daadkrachtig en doortastend
  • Planmatig en gestructureerd
  • Scherp oog voor detail, precies en secuur


Wat biedt onze opdrachtgever?

  • Een salaris tussen de € 3.200,-- en € 3.650,-- bruto per maand bij een volledig dienstverband
  • Goede secundaire arbeidsvoorwaarden (o.a. optionele bonus, 30 vakantiedagen)
  • Jaarcontract met na goed functioneren uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd
  • Een uitdagende, interessante functie binnen een innovatieve organisatie die sterk in beweging is.
  • Bovenal wordt hier een heel veelzijdige en uitdagende functie geboden binnen een informele en mensgerichte organisatie, waar met trots en betrokkenheid de maatschappelijke functie van de organisatie wordt vormgegeven. Een functie waarin je veel verantwoordelijkheid krijgt, maar ook vrijheid om deze adequaat in te vullen. Bovendien is er ruimte voor ontwikkeling en initiatief.
  • Oosterhoff kent een ondernemende organisatiecultuur, met korte lijnen en een open sfeer en is gericht op het gezamenlijk bereiken van de doelstellingen. Een inspirerende werkomgeving voor een professional met een stevige persoonlijkheid!

Geïnteresseerd?
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Solliciteer




Tip a friend    Print