Catch of the day
1 mei 2017

Secretaresse versie 3.0 -> Past, present and future



Een tijdje geleden heb ik een documentaire opgenomen over de digitalisering en robotisering van de maatschappij. Vorige week had ik eindelijk tijd om hier naar te kijken. Heel interessant en inspirerend. Waar ging het kort gezegd over: door alles wat tegenwoordig én in de toekomst technisch en wetenschappelijk mogelijk is zullen een hoop functies komen te vervallen en worden overgenomen door robots. Prachtig natuurlijk dat de mogelijkheden zo ver gaan maar ik vond het ook verontrustend. Er werd gezegd dat met name functies in het middensegment gaan verdwijnen zoals bijvoorbeeld de functie van boekhouder en financieel analist, maar ook de functies van bankpersoneel, taxateurs, verzekeringsagenten, mensen in de logistiek, winkelpersoneel en secretaresses lopen gevaar. Deze functies kunnen blijkbaar allemaal geautomatiseerd en geprogrammeerd worden. Bij winkelpersoneel is die ontwikkeling al gaande. Alhoewel shoppen in winkelstraten leuk is doen we dat tegenwoordig het meest online en is menig winkelbedrijf inmiddels omgevallen. De boodschap was ook dat met name de beroepen waar het sociale aspect belangrijk is zullen overleven. Want er is één ding dat een robot niet kan en dat is een band opbouwen met andere mensen. Social skills worden heel belangrijk want een robot kan niet luisteren, geen empathie voelen of mededogen tonen.

De secretaresse van toen

Maar wat betekent deze ontwikkeling voor ons? Er is al zoveel veranderd in ons vak. De benodigde secretariële talenten en kwaliteiten zijn de afgelopen jaren enorm veranderd. In het verleden was het belangrijk dat een secretaresse snel met tien vingers en blind kon typen, kon stenograferen, aangeleverde concepten kon lezen, stukken voor dossiers verzamelde en deze snel kon ‘rapen’ en inbinden. Het was veel telefoneren en faxen, want immers alle telefoonverkeer, in- of uitgaand, en postbehandeling ging via de secretaresse. Ook de werkomgeving was totaal anders. Ik had meestal een eigen kamer of deelde deze met een collega. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de  bazen, want ook zij zijn inmiddels met de tijd meegegaan. Toentertijd lieten ze heel veel aan ons over omdat ze een aantal secretariële werkzaamheden gewoonweg niet kònden doen. De bestuurders waren er om een bedrijf (mede) te leiden en wij waren er om hun visie en strategie ten uitvoer te brengen. De één kon moeilijk zonder de ander. Kortom, dienstverlening en servicegerichtheid stonden hoog in het vaandel én een secretaresse bleef op de achtergrond. Een aanwezige en/of bijdehante secretaresse was not done.

Ieder in zijn eigen wereld

De eerste twee zijn natuurlijk nog steeds belangrijk maar wel op een andere manier. Neem alleen al de werkomgeving. Tegenwoordig is Het Nieuwe Werken bijna in alle grote bedrijven een feit. Dat betekent met z’n allen werken in een hele grote ruimte, dus geen eigen werkplek meer. Plaatsonafhankelijk werken met laptop, iPad en mobiele telefoon van het bedrijf, in veel gevallen geen eigen vaste lijn meer en minimaal één dag in de week thuiswerken. De manager heeft ook geen eigen werkplek meer, zit op een flexplek tussen het personeel en vergadert in één van de vele vergaderunits. Nog een verandering: de manager kan veel meer zelf, typt zijn eigen e-mails, belt zelf en wordt gebeld op zijn mobiele telefoon, maakt soms zijn eigen presentaties, maakt afspraken via de datumprikker, werkt volledig papierloos en digitaal. Vergaderstukken worden tegenwoordig geüpload en gelezen op de iPad.

Dat maakt de communicatie met de manager maar ook met collega’s heel anders. Dit gaat nu allemaal digitaal, via mail, app’jes, (video)chats. Persoonlijk contact is minder geworden. Je zit weliswaar met een hoop mensen in een ruimte maar iedereen zit in z’n eigen wereldje achter z’n laptop met een koptelefoon op zijn hoofd. Toen ik nog een eigen kamer had, kwamen er regelmatig collega’s binnen om even een (vertrouwelijk) praatje te maken. Op die manier hoorde ik veel over wat er verder in de organisatie gaande was. Tegenwoordig zijn er zoveel oren en ogen om me heen dat dit niet meer kan. Even iemand alleen spreken gebeurt op de gang, buiten of voor of na kantoortijd. En als ik met iemand even apart naar een vergaderkamer ga dan wordt dit onmiddellijk gezien en heeft iedereen daar een mening over. Big brother is watching you. Ik vind dat soms jammer.

En ook de samenwerking met je manager gaat dus vaak digitaal. Je hoeft elkaar niet te zien of te spreken om de zaken goed te laten verlopen. Uitdaging is om dit persoonlijke contact er wèl te laten zijn. Vroeger ging dit automatisch, tegenwoordig kost het wat meer moeite.

Positieve ontwikkeling

Niettemin is mijn ervaring met Het Nieuwe Werken positief. In het begin was het enorm wennen maar het werkt wel, het geeft meer zelfstandigheid, minder afhankelijkheid van je manager en meer gelijkwaardigheid.

Het is wel belangrijk om mee te gaan met de nieuwe ontwikkelingen. Wees alert en blijf jezelf ontwikkelen. Blijf niet hangen in “de goede oude tijd” want die komt niet meer terug. Prijs jezelf niet uit de markt. Go with the flow.  

Maar nu weer terug naar de toekomst oftewel back to the future. Hoe zal het secretaressevak er over 25 jaar uitzien? Geen idee. Zijn de meesten van ons dan inderdaad vervangen door robots? Ik denk het niet. Wel denk ik dat er veel minder assistants zullen zijn omdat managers veel zaken zelf kunnen en willen afhandelen. Maar ik denk dat de assistants van topfunctionarissen er altijd zullen zijn en blijven. De topmannen of -vrouwen gaan zeker niet al hun afspraken zelf maken of vergaderstukken uploaden, reizen regelen, bezoekers ontvangen, RvC/RvT vergaderingen regelen, vergaderruimtes boeken, etc. Er blijft anders wel heel weinig tijd over voor het leidinggeven aan een bedrijf. En dat zou pas echt zorgelijk zijn.



Reacties via Disqus