Catch of the day
7 november 2017

Lean Assistant



Vorige week las ik een artikel over de toepassing van Lean Management bij bedrijven. Iedereen is into Lean tegenwoordig, het lijkt wel een toverwoord. Wat betekent Lean eigenlijk? Letterlijk vertaald: slank/mager, lenig. Mmm, dit is vast weer zo’n management tool om te snijden in een organisatie. Maar dat is het niet. Het is een business strategie die Toyota in de 50-er jaren heeft ontwikkeld en met succes heeft toegepast en sindsdien nog steeds toepast. Door efficiënter te werken is er bij Toyota meer capaciteit ontstaan om nieuwe producten te ontwikkelen.

Denken vanuit de klant

Klinkt prachtig maar we werken niet allemaal bij Toyota. Met Lean wordt kort gezegd bedoeld: denk altijd vanuit de klant, die staat centraal, daardoor meer waardecreatie, en elimineer verspilling. Dit geeft meer klanttevredenheid, meer efficiëntie, winst en meer tevreden medewerkers. Dat is het perfecte plaatje. Aan de andere kant zeggen critici: de Lean-strategie wordt ook door bedrijven geïmplementeerd om zo een reden te hebben om via kostenbesparing mensen te ontslaan. Ongetwijfeld gebeurt dit ook.

Echter, als het wordt gebruikt om een organisatie en medewerkers meer te ontwikkelen, innovatiever te maken en efficiënter te laten werken, is dat prima want dat is iets waar we allemaal naar streven. Maar hoe doe je dat? En wat kunnen wij hiermee op een secretariaat? Ik denk toch veel. Zoals ik al in mijn eerdere columns heb geschreven, het secretaressevak verandert, de bedrijven veranderen etc. We moeten echt meegaan met deze veranderingen want anders sta je stil. En stilstand is achteruitgang. Zoals gezegd staat met de lean-strategie de klant altijd centraal. Echter, wie is de klant van een assistant? Vanzelfsprekend de klant en alle externe relaties van het bedrijf waar je werkt. Maar als assistant is je manager ook de klant en tevens het hele management, de RvB, RvC, je team en overige collega’s. Dus de definitie klant is voor een assistant veel breder dan voor bijvoorbeeld een salesmanager in een autobedrijf.

Niet altijd makkelijk

Hoe kunnen wij assistants onze meerwaarde laten zien aan de organisatie en meer toegevoegde waarde creëren voor onze ‘klanten’, wie dit ook mogen zijn? Lean is een nieuwe manier om naar je werk en bedrijf te kijken. Waar valt er nog wat te verbeteren? Kijk eens met een andere bril naar wat je op een dag allemaal doet. Ga zogenaamd even boven jezelf hangen en kijk over je eigen schouder mee. Kan het wat efficiënter? Waarom doe ik het zo? Durf jezelf de vraag te stellen of wat je doet ook nog werkt. Laat tevens zien waar je goed in bent. Misschien heb je een idee dat iets kan veranderen maar lukt dat niet omdat de organisatie daar (nog) niet aan toe is. Of signaleer je iets bij je collega wat misschien makkelijker of sneller kan? Kun je dat ook aan haar/hem laten weten zonder een oordeel te vellen of is dit überhaupt niet bespreekbaar? Je kunt als secretariaat nog zo Lean willen zijn maar als dit soort dingen niet bespreekbaar zijn is er een ander probleem. Zoals ik in mijn vorige column schreef, wij, de assistants, staan voor service met een hoofdletter S. Dat kunnen we overigens niet alleen, daar hebben we ook anderen voor nodig. We moeten op een professionele manier samenwerken, naar elkaar (blijven) luisteren en open staan voor andere meningen. Ook dat is Service. Dat is niet altijd even makkelijk. Ik heb het zo vaak meegemaakt op de diverse secretariaten waar ik heb gewerkt. Als ik iets nieuws aan mijn collega’s wilde introduceren hoorde ik heel vaak, wat heeft dit voor nut, zoals het nu gaat gaat het toch goed en zo hebben we het altijd gedaan. Waarom iets nieuws? Dit werkt toch? Klopt, zei ik dan, maar laten we het eens op een andere manier proberen. Dit was vaak een no-go area. Collega’s voelden zich aangevallen, maakten het persoonlijk, bijvoorbeeld dat ik een taak van ze wilde afpakken of op hun stoel wilde gaan zitten. Echt heel lastig en soms had ik het gevoel een roepende in de woestijn te zijn.

Elimineren van verspilling

Lean is niet alleen waardecreatie naar de klant, het staat ook voor het elimineren van verspilling. Met andere woorden, wat doen we of gebruiken we wat eigenlijk geen functie meer heeft? Twee jaar geleden had ik een korte klus als freelancer en jawel, daar stond nog een rolodex op het bureau. Ik was heel verbaasd want het was echt lang geleden dat ik die voor het laatst had gezien. Adressenbestanden zijn toch allemaal digitaal tegenwoordig? Nee, hier nog niet en ja er was ook wel een digitaal adressenbestand maar dat werd niet goed bijgehouden en was absoluut niet up to date. Dit vond men veel ‘handiger’ en ‘makkelijker’. Hoe handig was het toen ik op dag 2 iemand moest bellen voor mijn baas, het nummer op het rolodexkaartje belde en te horen kreeg dat dit nummer niet meer bestond. Via google ben ik uiteindelijk achter het juiste nummer gekomen en zo bleek dat google meer up to date was dan deze rolodex. Kijk ook hier eens met een andere blik naar je werkplek, wat kan efficiënter en signaleer het.

Wees proactief

Lean is een continu verbeterproces. En als jij kunt laten zien dat je hierover nadenkt geef je sowieso al blijk van toegevoegde waarde. Zorg voor open communicatie. Wacht niet af tot het management opdracht geeft om het anders te doen maar probeer dit voor te zijn. Toon initiatief, bereid je voor en laat je betrekken in het proces voordat anderen beslissingen over jou nemen waar je geen invloed meer op hebt.



Reacties via Disqus