List

Executive Assistant Managing Partner

een executive search bureau   40 uur per week   Amsterdam   Nummer 2021-03901

In deze uitdagende, dynamische rol fungeer je als rechterhand en vertrouwenspersoon van de Managing Partner. Je bent een ervaren EA en verstaat dan ook de uitdagingen van het vak. Je bent goed in staat met mensen werkzaam op het hoogste niveau om te gaan. Meedenken, ontzorgen, voorbereiden, plannen en organiseren zijn jou op het lijf geschreven. Je houdt toezicht op een grote verscheidenheid aan activiteiten binnen een internationale, intelligente werkomgeving. Je hebt inzicht, denkt mee en bent het geheugen van de managing partner. Je bent een warme persoonlijkheid met een zakelijke instelling, je bruist van de energie en laat een grote betrokkenheid zien. Jouw baan staat met stip op nummer 1.  


Functie en organisatie                   
Ten behoeve van de ambitieuze, energieke en gedreven managing partner zoeken wij een intelligente, gestructureerde en proactieve Executive Assistant. Je blinkt uit in plannen en organiseren. Daarbij heb je een helicopterview en een scherp oog voor detail. Je hebt een goed gevoel voor humor, je bent sterk in tekst en taal en hebt passie voor het ondersteunende vak.
 
 Wat doe je zoal? 
      Je assisteert de Managing Partner van het kantoor Amsterdam bij haar kantoorgerelateerde werkzaamheden
      Complex agendabeheer t.b.v. de managing partner
      Het organiseren en boeken van reizen (vluchten, hotels etc.)
      Voorbereiden van alle uitvoerende werkzaamheden rond een opdracht van begin tot eind: Offertes, opdrachtbevestigingen, functieomschrijvingen, kandidaat profielen, referenties, correspondentie met cliënten en kandidaten
      Dossiers afsluiten en zorgen dat alle benodigde informatie voor eventuele audits aanwezig is
      Nauw samenwerken met collega’s (consultants, research en EA’s) en partners bij projecten en assistentie bieden bij het maken van planningsschema’s binnen een internationale omgeving
      Het in nauwe samenwerking met de cliënt plannen van gesprekken met kandidaten, het maken van hotelreserveringen, boeken van vluchten etc.
      Erop toe zien dat de facturatie naar cliënten op correcte wijze gebeurt, het monitoren van de accounts receivables en de maandelijkse facturatieoverzichten, het controleren van credit card uitgaven en ze relateren aan specifieke projecten
      Declaraties
      Het ondersteuning bieden bij kantooraangelegenheden als consultants, teksten redigeren, kwaliteitsbewaking, vergaderingen met cliënten, speciale projecten, sociale aangelegenheden etc.

Onze opdrachtgever is een van ’s werelds grootste executive search bureaus met 70 kantoren in 30 landen en meer dan 450 consultants. De organisatie kenmerkt zich door kwaliteit, betrokkenheid en een grote klantgerichtheid. De cultuur laat zich omschrijven als informeel, een opendeurencultuur met korte en directe communicatielijnen. Sleutelwoorden: Internationaal, dynamisch, teamgeest, oog voor de mens, hardwerkend, professioneel. 




Wat vraagt onze opdrachtgever?                               
 
Je hebt:  
      Minimaal HAVO/VWO aangevuld met een afgeronde HBO opleiding 
      Aantoonbare ervaring met projectmanagement of ervaring als EA binnen de internationale,  zakelijke dienstverlening
      Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
      Uitstekende beheersing van MS Office 
      Sterke analytische, communicatieve en organisatorische vaardigheden
      Goed gevoel voor onderlinge verhoudingen
      Ervaring met het werken met een database
      Flair en tact
 
Je bent:  
      Professioneel en verzorgd
      Positief, energiek en vrolijk
      Proactief en gemotiveerd
      Zeer oplossings- en resultaatgericht
      Organisatiesensitief
      Zeer dienstverlenend ingesteld
      Onafhankelijk en zelfstandig
      Benaderbaar
      Discreet en integer
      In staat om grote volumes weg te werken, vaak onder druk, binnen krappe deadlines
      Een teamspeler met coördinerende capaciteiten
      Goed in prioriteiten stellen en overzicht houden

Wat biedt onze opdrachtgever?  
      Verzorgde, zakelijke omgeving; teamspirit met oog voor de mens
      Geen 9 tot 5 mentaliteit, werktijden komen tot stand in overleg met je team
      Mogelijkheid tot 1 a 2 dagen vanuit huis werken
      In-house lunch
      26 vakantiedagen per jaar 
      Een uitstekend salaris 
      8% vakantiegeld
      Bonus afhankelijk van het bedrijfsresultaat en individuele inzet
      Bijdrage van 3,8% van het jaarinkomen aan je pensioenpremie
      Bijdrage aan je zorgverzekering
      Flexibel in werktijden in overleg met jouw team
      Jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd 

Geïnteresseerd?  
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie. De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Apply




Tip a friend    Print
Follow us
Amsterdam

Van Heenvlietlaan 200
1083 CM Amsterdam
+31 (0)20 301 67 80
info@pro-assistance.nl

Rotterdam

Regus Rotterdam Airport
Rotterdam Airportplein 22,
1st floor
3045 AP Rotterdam
+31 (0)10 313 07 50
info@pro-assistance.nl

Newsletter

Please subscribe to our
monthly newsletter.