Iedere ervaring van iedere sollicitant telt

07 november 2017 - Door Susanne de Ridder.

Afgelopen donderdag organiseerde Recruiters United het Employer Branding Summit in Haarlem. Thema: een merkwaardige candidate experience.

Grote kans dat je de term ‘candidate journey’ of ‘candidate experience’ al eens voorbij hebt horen of zien komen. Het is tegenwoordig een bijna magische marketing meetlat die betrekking heeft op het werven en selecteren van gewenste sollicitanten. Het beoogt constant een ‘goede experience’ van (toekomstige) sollicitanten bij het werkgeversmerk (de organisatie) te meten en daarmee de ‘experience’ te verbeteren. Dit heeft namelijk weerslag op het werkgeversmerk. Het is dus van belang voor de organisatie op de korte en lange termijn dit proces goed te monitoren zodat de employer brand steeds sterker wordt.

Op de employer branding summit wordt in eerste instantie en door een aantal sprekers gedacht vanuit enkel de werkgever. De ‘candidate journey’ is de ‘reis’ die een potentiële kandidaat aflegt tot het solliciteren en vervolgens de ‘zorg’ dat de werknemer een ‘ambassadeur’ wordt van de organisatie. De werving waardoor een merk mensen aantrekt en nadien kan behouden. Dit verhaal gaat dus uit van het gegeven dat enkel succesvolle sollicitanten van belang zijn. Maar dat is 1 (werkgevers)kant van het verhaal.

Een interessant gegeven in dit geheel is de focus op een goede ‘candidate experience’ gedurende het sollicitatieproces zelf. Hier zijn wij als bureau ons beroepshalve zeer bewust van. Het proces zelf, vanaf het moment dat een kandidaat de moeite neemt te solliciteren en zich kwetsbaar opstelt, de gesprekken waarin de tijd wordt genomen tot en met het onboarding proces, vereist altijd de aandacht mijns inziens.

Gelukkig zijn er enkele sprekers die de waarde van de voorbereiding en afhandeling als een van de belangrijkste onderdelen van een ‘candidate experience’ zien en hier verfrissende en mooie verbeteringen in zijn gestart.

Mitchell de Koert, Manager Recruitment Marketing & Employer Branding bij Achmea, belicht inderdaad de niet te onderschatten kracht van sollicitanten op de populariteit van een organisatie. In de workshop 'Meten is Weten? De Stem van Sollicitanten en Werknemers' vertelt hij hoe het werkgeversmerk Achmea wordt gemeten. Het meest interessante vond ik dat vanuit dit meten de focus naar voren is gekomen om kwaliteit boven kwantiteit te zetten. Ze willen minder sollicitanten. Waarom? Je wilt efficiënt alleen de juiste sollicitanten aantrekken en met goed verwachtingsmanagement minder kandidaten teleur hoeven stellen. Hoe? Door heel gericht te meten op welke vacatureteksten de gewenste en daadwerkelijk aangenomen sollicitanten gesolliciteerd hebben, kunnen ze de teksten en wervingscampagnes aanpassen. Dit meten houdt niet op bij de wervingscampagne. Het positieve of negatieve gevoel van sollicitanten bij de tweede en derde rondes wordt ook gemeten en onderzocht: zowel de sollicitanten die afgewezen worden als ook de sollicitanten die aangenomen worden. Het effect? Dat een respectvol proces met het juiste verwachtingsmanagement ervoor zorgt dat mensen een goed gevoel hebben bij de organisatie. Want ja, ook afgewezen sollicitanten zijn natuurlijk mogelijke ambassadeurs vanwege hun netwerk, hun rol als ‘customer’ van de organisatie of vanuit een andere hoedanigheid.

In het verlengde hiervan gaat de Amerikaanse en zeer onderhoudende HR specialist Elaine Orler nog een stap verder. In 2011 heeft zij The Talent Board opgericht. Een internationale non-profit organisatie ter verbetering en promotie van de ‘candidate experience’. In Amerika, zo vertelt zij, ontwikkelde de werving en het omgaan met sollicitanten tot zo een massaal, onpersoonlijk en niet respectvol proces, dat uiteindelijk iedereen verloor.

Haar organisatie heeft tot doel, tezamen met de grotere internationale organisaties die heel transparant hun hele aannamebeleid inzichtelijk maken, om voor altijd de manier waarop sollicitanten worden behandeld te verbeteren. Grote bedrijven laten hun ‘candidate experience’ benchmarken en steken hun nek uit. Zo kun je heel eenvoudig opzoeken of het recruitment proces bij een groot bedrijf goed scoort bij kandidaten. Een nobel streven. Elaine ziet deze ontwikkeling al langere tijd ook in Europa. Belangrijk element is de transparantie; als organisatie heb je een sleutelrol in het verhaal of je eigenhandig je merk wilt maken of breken. Ze verhaalt zelf over een ‘candidate bill of rights’. Haar uitgangspunt is de sollicitant met de volgende gedachtegang: when I apply, I assume I am qualified. Orler: Respecteer deze terechte gedachtegang en besef dat iedere kandidaat moeite doet voor jouw organisatie. Een kandidaat doet voorwerk, leest zich in, maakt een cv en doet er, stelt Orler aan de hand van een onderzoek, gemiddeld 20 minuten over om online te solliciteren. Dit is nog voordat een kandidaat tijd steekt in een kennismakingsgesprek en nadat een kandidaat al een gevoel en soort van relatie met het werkgeversmerk heeft opgebouwd. Op zijn minst verdient iedere kandidaat een correcte en volledige uitnodiging of afwijzing. Volgens Orler wordt bij Amerikaanse corporates 85% van de sollicitanten niet aangenomen voor de baan waarvan ze dachten dat ze gekwalificeerd waren. Dat zijn heel wat mensen die een nare bijsmaak kunnen hebben.

Over het proces van gespreksvoering tot onboarding valt ook nog genoeg te vermelden. Wanneer wij sollicitanten naar een opdrachtgever sturen en vervolgens wordt de procedure niet respectvol en correct opgepakt en voortgezet, is dat natuurlijk erg vervelend. Wij proberen dat regelmatig te ondervangen maar natuurlijk staan ook wij, als belangenbehartiger en adviseur, in ons hemd als dit niet goed gaat. De mooiste matches vallen of staan mede bij een wederkerig gesprek en een volwassen, open procedure.

Het event sloot af met de internationaal opererende Zweedse Business & People Advisor Svante Randlert die frisse energie gaf. Zijn boodschap om altijd in het achterhoofd te houden gedurende een ‘candidate journey’?

"People will forget what you said but will never forget how you made them feel" Maya Angelou