het beste
uit jezelf halen
  Terug naar het overzicht

Directie Assistente / Office Manager

een financieel hoofdkantoor / holding
40 uur per week Amsterdam Zuidas Nummer O170166

Vragen over deze vacature? Neem dan contact op met onderstaande consultant.

Mariëlle Bakker-van Leeuwen
020 301 67 80

De functie
Voor onze opdrachtgever, welke getypeerd kan worden als een volwassen startup in een intelligente, internationale setting, zijn wij op zoek naar een ervaren en slagvaardige directie assistente/ office manager. Deze betrekkelijk nieuwe functie is tweeledig: enerzijds buig je je over het office management en anderzijds fungeer je als executive management assistant van de managing directors, met name voor de managing director van het kantoor in Amsterdam. Als verlengstuk van de managing directors ben je van alle ins en outs op de hoogte: je bent de oren en ogen van de organisatie. Het takenpakket is uitgebreid en divers: zowel in diversiteit aan taken als ook in niveau. Als ‘spin in het web’ regel, coördineer en organiseer je alles voor en namens de managing directors en ook voor het kantoor. Een goed inzicht in verhoudingen en culturele verschillen is onontbeerlijk, maar je relativeringsvermogen en veerkrachtige persoonlijkheid zo mogelijk van groter belang.

Een greep uit de werkzaamheden:

  • Gastvrouwrol / receptie
  • Agendabeheer managing director
  • Voorbereiden en ondersteunen van diverse overleggen en vergaderingen: o.a. de supervisory boardmeetings, het tijdig verzorgen van de stukken, het opvolgen van actiepunten en het maken van besluitlijsten
  • Het voorbereiden van memo’s, brieven, e-mails, correspondentie en presentaties (proofreading)
  • Het organiseren van meetings, bijeenkomsten, conferences en reisschema’s tot in detail

Functie-eisen
Kennis en ervaring

  • HBO werk- en denkniveau, aangevuld met een secretariële opleiding
  • Ruime ervaring als assistant op top management niveau in een internationale werkomgeving
  • Meerdere jaren werkervaring binnen de financiële dienstverlening
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal; kennis van de Duitse en Franse taal is een pré
  • Uitstekende kennis van MS Office (Outlook, PowerPoint, Word en Excel)
  • Affiniteit en/of ervaring hebben met juridische vraagstukken is een absolute pré
Vaardigheden
  • Communicatief zeer vaardig
  • Sturend en initiatief nemend
  • Hoofd- en bijzaken kunnen scheiden
  • Organisatorisch zeer sterk
  • In staat overzicht te kunnen houden
Gedragscompetenties
  • Self-starter mentaliteit
  • Warme persoonlijkheid, gedreven, ambitieus, resultaatgericht
  • Zeer dienstverlenende, professionele, zakelijke instelling met oog voor de mens
  • Ethiek hoog in het vaandel dragen
  • Proactief en oplossingsgericht
  • Kritisch op eigen werk
  • Secuur, gestructureerd
  • Flexibele houding
  • Teamplayer en zelfstandig kunnen opereren

Arbeidsvoorwaarden
Werken bij deze opdrachtgever betekent onderdeel zijn van een klein, betrokken team met financiële professionals en juristen. Samen bouwen zij aan een prettig professioneel team dat haar doelen nastreeft. Het is een dynamische, internationale werkomgeving waar men zakelijk naar buiten treedt maar intern op informele, persoonlijke wijze met elkaar omgaat. Het betreft een fulltime functie. Wij streven ernaar uiterlijk 1 november 2017 als startdatum aan te houden. Onze opdrachtgever biedt een goed salaris met uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden.

De organisatie
Het huidige team op kantoor in Amsterdam bestaat op dit moment uit vier personen en de intentie is om voor het einde van het jaar nog drie personen aan te nemen voor verschillende posities. Het kleine team is onderdeel van de charme van de organisatie.

Solliciteer




Tip a friend    Print