By Miranda van Mondfrans
Zonder franje, dat scheelt
01 maart 2008Dat het vak van secretaresse de afgelopen periode, zowel inhoudelijk als in uitvoering is veranderd, is geen nieuws. Dat we daar niet altijd meteen goed weg mee weten is wat minder openbaar. We verhullen dat ook door ons andere functiebenamingen te laten aanmeten. Maar dat is natuurlijk niet een oplossing. Gelukkig kennen we ook gewoon weer de Secretaresse van het Jaar in plaats van de Management Assistent van het Jaar.
De wijziging in uitvoering van onze taak wordt veroorzaakt door snel wijzigende hulpmiddelen (electronisch en op afstand), individualisering en zelfwerkzaamheid ten aanzien van de traditionele taken van een secretaresse, de (soms gedwongen) behoefte om het “leuk” te laten zijn op het werk, het zoeken naar een betere balans tussen werk en privé en last but nog least, de gewijzigde taakopvatting en inhoud van werken van de manager. Deels door dezelfde eerder genoemde oorzaken.
Daarnaast hebben we thans te maken met een gewijzigde economische situatie, die velen van ons in deze mate nog niet eerder hebben meegemaakt. En dat leidt tot een geringe mobiliteit en vooral niet veranderen; van werkplek, noch van werkwijze. Met een onbestemd gevoel van onbehagen als resultaat en als het tegen zit tot irritatie tussen bedrijf / afdeling / manager en de secretaresse. Terwijl de secretaresse nu juist bij uitstek een plek en functie heeft om dit te voorkomen.
Want wat is er niet veranderd ?
De secretaresse is de organiserende en steeds meer regelende spil in de organisatie, met een vertrouwensrol (top down, maar vooral bottom up) en een antennefunctie, die mogelijke fricties in het allereerste begin opvangt, signaleert en aan de orde stelt. Daarvoor is in de eerste plaats nodig dat zij zelf nuchter, vakbekwaam en degelijk haar taken uitvoert. Dat zij ouderwets, of zo u wilt, traditioneel haar rol speelt. Maar daar is zeker ook voor nodig dat er een perfecte match is en blijft tussen haar en haar manager, waarbij beiden op elkaar kunnen rekenen en bouwen in het volle respect voor elkaars taak en plek in de organisatie.
Dat betekent ook dat we ons (weer eens) realiseren dat we het vak van secretaresse uitoefenen zonder opsmuk of afleidingen. Zonder het altijd “leuk” te moeten hebben of maken. Maar altijd wel dienend en servicegericht, ook wanneer het eens een “vervelend klusje” is. En volgens de wensen van de manager en het bedrijf. Maar vooral zonder franje; dat scheelt.
