Door Judith Florentinus
Een organizer als secretaresse – een zegen of een vloek?
01 januari 2011Een directiesecretaresse is een duizendpoot. Er wordt van haar verwacht dat ze met evenveel bezieling de koffie voor het bezoek verzorgt als de aandeelhoudersvergadering in goede banen leidt. En liefst ziet men dat ze tussendoor even het kerstpakket regelt en haar manager erop attendeert dat een belangrijke relatie in de krant staat met een nieuw product.
Toen ik, inmiddels vijf jaar geleden, het besluit nam om dit heerlijke vak als zzp-er uit te oefenen, begreep ik dat ik een aantal van deze leuke taken zou gaan missen. Als interim-secretaresse ondersteun ik meestal tijdelijk een manager, zodat er in alle rust een nieuwe, vaste secretaresse kan worden gezocht, of zodat de vaste secretaresse met zwangerschapsverlof kan. Het is in die omstandigheden niet altijd mogelijk om de diepte in te gaan en dat is natuurlijk jammer. Gelukkig heb ik een manier gevonden om tóch toegevoegde waarde te kunnen leveren aan mijn opdrachtgevers, terwijl ik eer van mijn werk blijf houden. Drie jaar geleden heb ik hiervoor een opleiding tot Professional Organizer gevolgd en sindsdien combineer ik het ondersteunen van managers met het organizen van secretariaten.
Veel mensen denken dat iedere secretaresse automatisch een goede organizer is, maar toch is organizen meer dan een archief op alfabetische volgorde leggen of een systeem verzinnen voor het efficiënt beheren van een agenda. Als professional organizer ben je vooral bezig om te kijken hoe bepaalde managers of secretaresses werken, om daarna aan de slag te gaan met het opzetten van het ideale systeem. Vaak heeft de secretaresse het te druk om hier echt bij stil te staan, of houdt ze ongemerkt een onhandig systeem in stand, alleen omdat het al jaren zo gedaan wordt. Een nieuwe, frisse en onafhankelijke blik kan dan soms net het duwtje geven dat de zaak weer op de rails zet.
Zo heb ik eens met een manager gewerkt die er op stond dat zijn secretaresse zijn agenda in Outlook én in een papieren bureauagenda én in zijn filofax bijhield. En nee, dit was niet in 1988, dit was in 2008! Hier ging enorm veel tijd mee verloren en bovendien leverde het deze secretaresse veel stress op. De manager had er namelijk ook nog eens een handje van om zelf afspraken in zijn filofax te zetten, zonder het haar te vertellen. Hierdoor had ze soms ook nog extra werk aan het verzetten van dubbele afspraken. Daarnaast vond ze het natuurlijk ook verschrikkelijk onprofessioneel overkomen. Mijn aanpak bestaat er in zulke gevallen uit eerst duidelijk te krijgen wat de manager eigenlijk wil. Hij bleek iets op papier mee te willen nemen waarop hij zijn afspraken kon zien. Samen met de secretaresse heb ik er toen voor gezorgd dat hij regelmatig een hanteerbare, geprinte versie van zijn agenda mee kon nemen. We hebben besproken hoe afspraken gemaakt worden en besloten dat ze vastgelegd worden in Outlook op een manier die ook voor de manager werkbaar was. Tot tevredenheid van zowel secretaresse als manager.
Ik stuit echter ook regelmatig op tegenwerking. Het komt zowel bij managers als secretaresses voor dat ze denken dat ze creatiever werken met chaos om zich heen. Wanneer ik dan aan de slag ga om ruimte, orde en structuur te scheppen, merk ik dat ze bang zijn hun creativiteit te verliezen. Het valt niet altijd mee om ze ervan te overtuigen dat je op een leeg bureaublad niet afgeleid wordt door allerlei onafgemaakte klusjes. Dat je meer tijd overhoudt omdat je niet steeds dingen hoeft te zoeken of opnieuw hoeft uit te printen. Dat je professioneler en zelfverzekerder overkomt wanneer je bureau, Outlook en (digitale) archief er goed onderhouden uitzien. Als ik eenmaal aan de slag mag, dan wordt vaak snel duidelijk wat de precieze oorzaak van de rommel of achterstand is, en dan is de oplossing snel gevonden. Samen werken we achterstanden weg, bedenken we systemen of handigheidjes om efficiënter te werken, brengen we taken weer onder waar ze thuishoren en maken zo schoon schip bij de manager en het secretariaat. Hier ben ik meestal twee of drie dagen intensief mee bezig, maar de voldoening die ik daaruit haal is enorm.
Maar - vragen mensen dan vaak - hoe lang blijft het dan goed? Moet je vaak terugkomen? Mijn antwoord: vrijwel altijd blijft het goed! Wanneer mensen eenmaal gewend zijn om in een opgeruimde en georganiseerde omgeving te werken, willen ze niet meer terug naar de gezellige chaos. Net zoals iemand die 20 kilo is afgevallen niet meer de gezellige dikkerd wil zijn.
Dus… soms worden zowel managers als secretaresses gek van mijn drang om alles op te ruimen, stroomlijnen en organiseren, maar wanneer ik merk dat ik écht iets kan veranderen en iemands werkdag wat leuker kan laten verlopen is dat heel wat waard. En, als ik na een jaar terug mag komen om een zwangerschapsverlof in te vullen en het kantoor is nog steeds op orde, weet ik dat ik voor mezelf de juiste keuze heb gemaakt en dat mijn ervaring en passie nog steeds goed benut worden.
